Workshop organiseren: complete checklist

Een workshop staat of valt met een strak programma, duidelijke communicatie en materiaal dat op tijd klaarligt. Begin met het doel, de locatie en de trainer; daarna volgen inschrijvingen, werkbladen en catering. Plan extra tijd voor techniek: een projector, HDMI-kabel of microfoon werkt niet vanzelf op de gekozen plek. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat je op de dag zelf moet controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Trainer bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Presentatie controleren
Materialen controleren
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Dranken koelen
Locatie openen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
Werkmateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Workshop openen
Instructie en presentatie geven
2 personen
Deelnemers begeleiden
3 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Resultaten verzamelen
2 personen
Pauzebuffet klaarzetten
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Informele afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

Restmateriaal verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Timeraantal 2

Schrijfmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Stiftenaantal 50
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Plakbriefjesaantal 20
Papieren paperclipsaantal 100

Presentatie

Werkbladenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Pennenbakjesaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Naambadgehoudersaantal 50

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8
Bezem
Dweil
Emmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en het doel minimaal 3 weken vooraf vast. Reserveer daarna de locatie en bevestig de trainer, zodat je uitnodiging concrete tijden en inhoud bevat.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Vraag daarbij direct naar dieetwensen en werk de deelnemerslijst minstens 2 keer per week bij.
Controleer presentatie, laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels en stekkerdozen minimaal 2 werkdagen vooraf. Test de aansluiting op de locatie als dat kan; een ontbrekende verloopkabel ontdek je liever niet bij de start.
Maak voor iedere deelnemer een werkblad, naamkaartje, notitieblok en pen. Leg ook extra schrijfmateriaal klaar: reken op minstens 10 procent reserve bovenop het aantal aanmeldingen.
Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor openen, schoonmaken, tafels en stoelen opstellen, techniek aansluiten en koffie en thee klaarzetten. Richt de ontvangsttafel in voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een workshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en trainer, open daarna het aanmeldformulier en verstuur de uitnodigingen. Houd de laatste 2 werkdagen vrij voor materiaal- en techniekcontroles.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor een ruimte met werktafels, stoelen, presentatieapparatuur en ontvangsttafel. Reken 30 minuten extra als je projector, microfoon of speaker voor het eerst op deze locatie gebruikt.
Hoeveel materialen moet ik per deelnemer voorzien?: Leg per deelnemer minimaal 1 werkblad, naamkaartje, notitieblok en pen klaar. Voeg ongeveer 10 procent reserve toe; bij 20 deelnemers betekent dat 22 sets, plus extra stiften, potloden en plakbriefjes.
Wanneer stuur ik het programma naar workshopdeelnemers?: Stuur het programma uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de workshop. Vermeld daarin de begintijd, locatie, praktische voorbereiding en eventuele dieet- of materiaalinformatie, zodat deelnemers niet op het laatste moment hoeven te vragen wat ze moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.