Checklist pour organiser un atelier sans rien oublier
Un atelier réussi repose sur une préparation progressive, pas seulement sur le contenu de la séance. Commence par définir l’objectif et le programme, puis réserve le lieu et confirme le coach avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les jours précédant l’atelier, vérifie les besoins alimentaires, les supports de travail et tout le matériel technique. Le jour même, prévois environ 60 à 90 minutes pour installer les tables, tester la présentation, préparer l’accueil et mettre le café ou le thé en place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’objectif et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer le coach
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme aux participants
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Vérifier la présentation
Vérifier le matériel
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Refroidir les boissons
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Ouvrir l'atelier
Donner les instructions et la présentation
2 personnes
Accompagner les participants
3 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler les résultats
2 personnes
Mettre en place le buffet de la pause
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Assurer la clôture informelle
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel restant
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 6
- Chaisesqté 45
- Tables de buffetqté 2
- Table d’accueil
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Minuterieqté 2
Matériel d’écriture
- Paperboardqté 2
- Blocs pour chevaletqté 4
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
- Marqueursqté 50
- Stylos à billeqté 50
- Crayonsqté 50
- Blocs-notesqté 50
- Post-itqté 20
- Trombones en papierqté 100
Présentation
- Feuilles de travailqté 50
- Badges nominatifsqté 50
- Pots à stylosqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Plateauxqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandesqté 6
- Compositions floralesqté 4
- Supports de badges nominatifsqté 50
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs de tri des déchetsqté 3
- Bac à vaisselleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 3
- Chiffons microfibresqté 8
- Balai
- Serpillière
- Seauxqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et confirme le coach au moins 4 à 6 semaines avant l’atelier. Tu auras ainsi le temps d’ajuster le programme avant d’envoyer les invitations.
- Ouvre les inscriptions dès que le lieu et le programme sont confirmés, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la date prévue. Note séparément les besoins alimentaires pour éviter les oublis au catering.
- Prépare les feuilles de travail, les badges nominatifs et les fournitures en fonction du nombre d’inscrits, avec quelques exemplaires et stylos supplémentaires pour les imprévus.
- Teste l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les multiprises et les rallonges au moins 24 heures avant. Une présentation vérifiée sur place évite de découvrir un problème au moment de l’accueil.
- Le jour de l’atelier, arrive 60 à 90 minutes à l’avance. Installe d’abord les tables et les chaises, puis le matériel de présentation, la table d’accueil, les supports de travail et enfin les boissons afin que tout soit prêt à l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un atelier ?
- Commence idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le coach, préparer le programme et laisser au moins 2 semaines aux participants pour s’inscrire.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier ?
- Envoie-les dès que le lieu, le coach et le programme sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant la date. Ferme ou vérifie les inscriptions environ 7 jours avant pour finaliser les repas, les badges et les feuilles de travail.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier ?
- Prévois 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Compte ce temps pour nettoyer l’espace, installer les tables et les chaises, brancher la présentation, préparer le matériel et aménager l’accueil.
- Que faut-il tester avant un atelier ?
- Teste au minimum 24 heures avant l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les multiprises, les rallonges et l’enceinte. Vérifie aussi la présentation complète et prépare une solution de secours si l’équipement ne fonctionne pas.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !