Zo organiseer je een workshop zonder last-minute gedoe

Een goede workshop begint niet bij de stoelen of de presentatie, maar bij een helder doel en een programma met realistische tijdsblokken. Leg daarna de locatie, trainer en inschrijvingen vast, zodat je weet voor hoeveel mensen je werkbladen en materialen nodig hebt. In de laatste week controleer je techniek, dieetwensen en catering. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: ruimte klaarzetten, ontvangsttafel inrichten en deelnemers op tijd naar de juiste plek begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Trainer bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Werkbladen voorbereiden
2 personen
11
Presentatie controleren
12
Materialen controleren
2 personen
13
Catering bestellen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Naambadges voorbereiden
16
Dranken koelen
17
Locatie openen
2 personen
18
Ruimte schoonmaken
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen neerzetten
3 personen
21
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
22
Werkmateriaal klaarleggen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Naambadges uitdelen
2 personen
28
Workshop openen
29
Instructie en presentatie geven
2 personen
30
Deelnemers begeleiden
3 personen
31
Koffiepauze verzorgen
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Resultaten verzamelen
2 personen
34
Pauzebuffet klaarzetten
2 personen
35
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
36
Vragenronde begeleiden
2 personen
37
Informele afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

38
Restmateriaal verzamelen
2 personen
39
Afval sorteren
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Apparatuur afkoppelen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Overgebleven catering opruimen
2 personen
45
Locatie afsluiten
2 personen
46
Materialen retourneren
47
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Timeraantal 2

Schrijfmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Stiftenaantal 50
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Plakbriefjesaantal 20
Papieren paperclipsaantal 100

Presentatie

Werkbladenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Pennenbakjesaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Naambadgehoudersaantal 50

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8
Bezem
Dweil
Emmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per onderdeel een tijdsblok en voeg minimaal 10 minuten wisseltijd toe. Gebruik een timer tijdens oefeningen, zodat de uitleg niet alle werktijd opslokt.
Open het aanmeldformulier zodra doel, programma en trainer vaststaan. Vraag meteen dieetwensen uit en sluit de inschrijving uiterlijk 3 dagen voor de workshop, zodat je catering en werkbladen kunt afronden.
Test laptop, projector, projectiescherm en HDMI-kabel uiterlijk één dag vooraf samen. Leg ook een verlengkabel en stekkerdoos klaar; een passende aansluiting ontbreekt vaker dan de presentatie zelf.
Maak werkbladen, naamkaartjes en schrijfmaterialen per deelnemer klaar en leg 2 extra sets apart. Zo hoef je bij een onverwachte deelnemer of een zoekgeraakt potlood niet tijdens de start te improviseren.
Reserveer voor de ontvangst 20 tot 30 minuten vóór de officiële start. Zet koffie en thee klaar, koel de dranken en leg de deelnemerslijst en naamkaartjes op één vaste ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een workshop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en bevestig de trainer; plan de materiaal- en techniekcontrole in de laatste 7 dagen.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de voorbereiding van een workshop?: Reken op 3 tot 5 uur voor programma, uitnodigingen, aanmeldingen en materialen, exclusief de workshopdag. Reserveer daarnaast 60 tot 90 minuten op locatie voor schoonmaken, tafels, stoelen en techniek.
Hoeveel materiaal moet je per deelnemer voorzien?: Leg voor iedere aangemelde deelnemer één werkblad, één notitieblok en minstens één pen klaar. Maak 2 extra sets en neem per werktafel extra stiften en plakbriefjes mee.
Wanneer stuur je het programma van een workshop naar deelnemers?: Stuur het programma uiterlijk 5 dagen voor de workshop. Vermeld daarin de starttijd, locatie, bereikbaarheid, eventuele voorbereiding en het moment waarop deelnemers kunnen binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.