Zo organiseer je een omgevingsdialoog

Een omgevingsdialoog vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een agenda. Begin met het doel en de gewenste uitkomst, reserveer daarna de locatie en bouw het programma op rond gesprek in plaats van alleen presentaties. Nodig buurtorganisaties vroeg uit en verzamel vooraf vragen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Op de dag zelf bepalen een duidelijke ontvangst, goed begeleide thematafels en geteste techniek of deelnemers echt aan bod komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en doel vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Programma opstellen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Gespreksbegeleiders aanwijzen
2 personen
6
Uitnodigingstekst schrijven
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Buurtorganisaties benaderen
2 personen
10
Herinnering publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Toegankelijkheid inventariseren
14
Vragen van deelnemers verzamelen
2 personen
15
Thematafels samenstellen
3 personen
16
Gespreksvragen formuleren
2 personen
17
Presentaties ontvangen
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Werkbladen afdrukken
2 personen
22
Catering bestellen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Sleutels en toegang regelen
27
Weersverwachting controleren
28
Materialen verzamelen
3 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Ruimte controleren
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Thematafels inrichten
3 personen
34
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
35
Presentatieruimte inrichten
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

38
Registratiebalie bemannen
2 personen
39
Deelnemers verwelkomen
3 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Programma toelichten
42
Opening verzorgen
43
Inhoudelijke presentatie geven
2 personen
44
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
45
Pauzedranken serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Deelnemers naar thematafels begeleiden
3 personen
49
Themagesprekken begeleiden
6 personen
50
Gespreksnotities vastleggen
6 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Vervolgvragen beantwoorden
2 personen
55
Prioriteiten inventariseren
3 personen
56
Resultaten plenair terugkoppelen
2 personen
57
Vervolgproces toelichten
58
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
59
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Servies verzamelen
3 personen
61
Etensresten opruimen
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Techniek uitschakelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Ruimte schoonmaken
3 personen
67
Toiletten controleren
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Locatie afsluiten
2 personen
70
Deelnemers bedanken
71
Gespreksnotities uitwerken
3 personen
72
Aanwezigheidslijst archiveren
73
Presentatiemateriaal archiveren
74
Resultaten terugkoppelen
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 10
Registratietafel
Spreektafel
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
Mobiele telefoonaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkanaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Naambordjesaantal 12
Tafelbordjesaantal 10
Programma-postersaantal 6
Routepijlenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Pennenbakjesaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Koffieaantal 2
Boodschappen

Papierwaren

Notitieblokkenaantal 80
Werkbladenaantal 120
A4-printpapieraantal 2
Flip-overblokkenaantal 8
Presentatiemappenaantal 10

Schrijfmateriaal

Balpennenaantal 100
Markeerstiftenaantal 24
Viltstiftenaantal 48
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 20
Puntenslijpersaantal 10
Plakbandhoudersaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Schrijfplankjesaantal 20

Presentatie

Flip-overstiftenaantal 24
Post-itblokkenaantal 30
Stemstickersaantal 500
Punaisebakjesaantal 6
Pinnetjesaantal 100
Whiteboardaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 12
Wisbordwissersaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 4

Tips

Plan eerst het doel en de beslissingen die uit het gesprek moeten komen. Een programma met presentaties, thematafels en gezamenlijke terugkoppeling voorkomt dat de avond alleen uit zenden bestaat.
Stuur de uitnodiging niet pas wanneer het programma helemaal definitief is. Kondig de datum vroeg aan en publiceer daarna een herinnering; verwerk aanmeldingen en vragen doorlopend.
Maak per thematafel vooraf gespreksvragen en wijs een begeleider aan. Reken per tafel op één gespreksbegeleider en leg antwoorden direct vast op werkbladen.
Controleer presentaties en techniek uiterlijk op de dag zelf. Test laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker samen, met reserve-verlengkabels en stekkerdozen bij de hand.
Richt de ontvangst in voordat deelnemers binnenkomen. Zet de registratietafel klaar met deelnemerslijst en naamkaartjes, controleer toegankelijkheid ter plaatse en koel dranken voordat het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een omgevingsdialoog?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, doel en locatie. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vragen, toegankelijkheid, catering en een technische controle.
Hoeveel tijd duurt een omgevingsdialoog?: Plan meestal 2 tot 3 uur, inclusief ontvangst, uitleg, gesprek aan thematafels en gezamenlijke terugkoppeling. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten vooraf voor opbouw en techniek.
Hoeveel gespreksbegeleiders heb je nodig?: Wijs minimaal één begeleider per thematafel aan en zorg voor één centrale gespreksleider. Bij vier thematafels heb je dus minstens vijf mensen nodig die de gesprekken begeleiden.
Wanneer moet je catering en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit zodra iemand zich aanmeldt. Bevestig de catering uiterlijk 7 dagen vooraf en zet koffie, water en gekoelde dranken vóór de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.