Zo organiseer je een Word-cursus zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en beschikbare werkplekken. Leg daarna de docent, assistent en lesopbouw vast, zodat je weet welke laptops, bestanden en uitleg nodig zijn. Verstuur uitnodigingen op tijd en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. De meeste problemen ontstaan vlak voor de start: een presentatie werkt niet, laptops zijn niet opgeladen of deelnemers weten niet waar ze moeten zijn. Plan daarom een aparte test- en opbouwronde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Cursusdatum en locatie vastleggen
2
Docent en assistent vastleggen
3
Cursusprogramma opstellen
4
Lesmateriaal voorbereiden
5
Oefenbestanden samenstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Catering bestellen
11
Apparatuur testen
2 personen
12
Presentatie en bestanden testen
13
Werkbladen afdrukken
14
Naambadges voorbereiden
15
Boodschappen doen
16
Lesmateriaal klaarleggen
2 personen
17
Laptops opladen

Event

18
Ruimte openen
19
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
20
Apparatuur aansluiten
2 personen
21
Werkplekken inrichten
2 personen
22
Koffie en thee klaarzetten
23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Cursusprogramma toelichten
26
Word-basisfuncties demonstreren
27
Oefening tekst opmaken begeleiden
2 personen
28
Koffiepauze verzorgen
29
Documentstructuur uitleggen
30
Oefening tabellen begeleiden
2 personen
31
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
32
Diner serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Opmaakstijlen demonstreren
35
Eindoefening begeleiden
2 personen
36
Vragenronde verzorgen
37
Certificaten uitdelen
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Werkmaterialen verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
2 personen
43
Afval verzamelen
44
Apparatuur retourneren
45
Deelnemersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 16
Laptopladersaantal 16
Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Wifi-router

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Glazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Serveerkommenaantal 6
Serveerlepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Naambadgesaantal 20
Tafelkleedjesaantal 8
Pennenaantal 24
Notitieblokkenaantal 20
Cursusmappenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de cursus in blokken van maximaal 60 tot 90 minuten en zet oefenmomenten in het programma. Zo weet je vooraf hoeveel oefenbestanden en werkbladen je nodig hebt.
Test de presentatie, oefenbestanden en verbinding minimaal 2 werkdagen vooraf op de presentatielaptop én op een deelnemerslaptop. Controleer daarbij ook HDMI-kabels, stekkerdozen en wifi.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de cursus definitief. Vermeld de starttijd, locatie, route, wat deelnemers zelf meenemen en hoe lang de cursus duurt.
Richt per deelnemer één werkplek in met een laptop, lader, pen, notitieblok en cursusmap. Leg naambadges klaar en houd minstens één extra laptoplader en enkele reservepennen achter de hand.
Kom minimaal 90 minuten voor de start om tafels en stoelen op te stellen, apparatuur aan te sluiten, laptops te controleren en koffie en thee klaar te zetten. Open de ruimte niet pas op het moment dat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Word-cursus organiseren?: Leg datum, locatie, docent en assistent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je het aantal laptops, werkplekken en de catering uiterlijk 1 week vooraf kunt bepalen.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een Word-cursus?: Reken op één laptop per deelnemer en plan bij voorkeur 1 reserve-exemplaar per 10 deelnemers. Controleer daarnaast minimaal 2 werkdagen vooraf of alle laptops opgeladen zijn en de benodigde bestanden kunnen openen.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een Word-cursus testen?: Test presentatie, oefenbestanden, beamer, projectiescherm, kabels en wifi minimaal 2 werkdagen voor de cursus. Doe op de lesdag zelf nog een korte controle tijdens de opbouw, minstens 90 minuten voor de start.
Wanneer verstuur ik de informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen en eventuele vragen eerder, zodat je de catering en werkplekken minimaal 1 week voor de cursus kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.