Einen Word-Kurs Schritt für Schritt organisieren
Ein Word-Kurs steht und fällt mit einem klaren Ablauf und funktionierender Technik. Lege zuerst Termin, Ort, Lehrkraft und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Teilnehmerinformationen, Unterlagen und die Vorbereitung der Arbeitsplätze. Plane für Techniktests und Ausdrucke feste Zeit ein: Ein fehlendes HDMI-Kabel oder ungeöffnete Übungsdateien kostet am Kurstag schnell die erste halbe Stunde.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kursdatum und -ort festlegen
- 2
Lehrer und Assistent festlegen
- 3
Kursprogramm erstellen
- 4
Lehrmaterial vorbereiten
- 5
Übungsdateien zusammenstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Teilnehmerinformationen versenden
- 10
Catering bestellen
- 11
Geräte testen
2 Personen
- 12
Präsentation und Dateien testen
- 13
Arbeitsblätter ausdrucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
- 15
Einkaufen gehen
- 16
Unterrichtsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 17
Laptops aufladen
Event
- 18
Raum öffnen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
2 Personen
- 20
Geräte anschließen
2 Personen
- 21
Arbeitsplätze einrichten
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee bereitstellen
- 23
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 24
Anwesenheit erfassen
- 25
Kursprogramm erläutern
- 26
Word-Grundfunktionen demonstrieren
- 27
Übung im Textsatz begleiten
2 Personen
- 28
Kaffeepause organisieren
- 29
Dokumentenstruktur erklären
- 30
Übungstabellen betreuen
2 Personen
- 31
Dinnerbuffet vorbereiten
2 Personen
- 32
Abendessen servieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
- 34
Layoutstile demonstrieren
- 35
Abschlussübung begleiten
2 Personen
- 36
Fragerunde moderieren
- 37
Zertifikate verteilen
- 38
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Geräte ausschalten
2 Personen
- 40
Arbeitsmaterialien sammeln
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Raum reinigen
2 Personen
- 43
Abfall sammeln
- 44
Ausrüstung zurückgeben
- 45
Teilnehmermaterial nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 20
Ausstattung
- LaptopsAnz. 16
- Laptop-LadegeräteAnz. 16
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- WLAN-Router
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- GläserAnz. 24
- TellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
Küche
- Kaffeemaschine
- Wasserkocher
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 20
- TischdeckenAnz. 8
- StifteAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 20
- KursmappenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Kursprogramm fest, bevor du die Einladungen versendest. Teile die Inhalte in Lernblöcke und Übungen auf und plane pro Block zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Fragen ein.
- Erfasse bei der Anmeldung nicht nur Namen und E-Mail-Adressen, sondern auch Ernährungswünsche und Informationen zu benötigten Laptops. Schicke die gesammelten Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Kurs.
- Teste Präsentationslaptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und WLAN mindestens 1 Tag vorher gemeinsam. Öffne dabei auch jede Präsentation und Übungsdatei einmal vollständig.
- Bereite Arbeitsblätter, Kursmappen, Namensschilder, Stifte und Notizblöcke in Teilnehmerzahl plus 2 Ersatzsätzen vor. So musst du bei kurzfristigen Anmeldungen oder beschädigten Unterlagen nicht improvisieren.
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Tische und Stühle auf, richte die Arbeitsplätze ein, schließe die Geräte an und lade Kaffee, Tee und Catering so an, dass die Begrüßung pünktlich starten kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Word-Kurs organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vor dem Termin mit Raum, Lehrkraft und Kursprogramm. Verschicke die Einladungen idealerweise 3 Wochen vorher, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Unterlagen rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Kurstag?
- Plane mindestens 60 Minuten vor Kursbeginn für Raum, Technik und Arbeitsplätze ein. Bei unbekannter Ausstattung oder mehreren Laptops sind 90 Minuten sicherer, weil Geräteanschlüsse und WLAN oft länger dauern als erwartet.
- Wie viele Kursunterlagen soll ich ausdrucken?
- Drucke pro angemeldeter Person ein vollständiges Set aus Arbeitsblättern und Kursmappe sowie 2 Ersatzsätze. Lege zusätzlich mindestens 2 Stifte und 2 Notizblöcke als Reserve bereit.
- Wann sollte ich Catering für den Word-Kurs bestellen?
- Bestelle das Catering spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Kurs, sobald die Anmeldungen weitgehend feststehen. Prüfe 2 Tage vorher noch einmal die Teilnehmerzahl und alle erfassten Ernährungswünsche.
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