Organiser un cours de Word sans rien laisser au hasard

Un cours de Word se prépare d’abord autour du programme et des exercices, puis autour des postes de travail. Fixez la date et la salle, confirmez l’intervenant et son assistant, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. La veille, testez la présentation, les fichiers, le vidéoprojecteur et la connexion. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les ordinateurs, accueillir le groupe et démarrer à l’heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu de la formation
2
Confirmer l'intervenant et l'assistant
3
Établir le programme de la formation
4
Préparer le matériel de cours
5
Composer les fichiers d'entraînement
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations aux participants
10
Commander le catering
11
Tester l'équipement
2 personnes
12
Tester la présentation et les fichiers
13
Imprimer les feuilles de travail
14
Préparer les badges nominatifs
15
Faire les courses
16
Préparer le matériel pédagogique
2 personnes
17
Charger les ordinateurs portables

Événement

18
Ouvrir la salle
19
Installer les tables et les chaises
2 personnes
20
Brancher l'équipement
2 personnes
21
Aménager les postes de travail
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Enregistrer la présence
25
Présenter le programme de la formation
26
Démontrer les fonctions de base de Word
27
Animer un exercice de mise en forme de texte
2 personnes
28
Assurer la pause café
29
Expliquer la structure du document
30
Animer l’exercice sur les tableaux
2 personnes
31
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
32
Servir le dîner
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Présenter les styles de mise en page
35
Encadrer l’exercice final
2 personnes
36
Animer la séance de questions
37
Remettre les certificats
38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Éteindre l’équipement
2 personnes
40
Rassembler le matériel de travail
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Nettoyer l’espace
2 personnes
43
Rassembler les déchets
44
Retourner le matériel
45
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 16
Chargeurs d’ordinateur portableqté 16
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 4
Routeur wifi

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verresqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Saladiers de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 20
Nappesqté 8
Stylosqté 24
Blocs-notesqté 20
Dossiers de formationqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme et les fichiers d’entraînement : pour chaque séquence, prévoyez un exercice terminé et un fichier de départ. Gardez les documents sur l’ordinateur de présentation et sur une copie de secours.
Dimensionnez la salle sur le nombre d’inscrits, avec un poste de travail par participant. Préparez les tables, les chaises, les ordinateurs, les chargeurs et les multiprises avant l’arrivée du groupe.
Testez l’installation au moins 24 heures avant le cours. Branchez le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges et le routeur wifi, puis ouvrez réellement chaque fichier utilisé pendant la formation.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 3 jours avant la session : horaires, adresse, matériel fourni et consignes d’arrivée. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant de commander le catering.
Prévoyez 45 à 60 minutes sur place avant le début pour ouvrir la salle, installer les postes, charger ou brancher les ordinateurs, préparer le café et le thé, puis disposer les badges, stylos et blocs-notes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un cours de Word ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 semaines pour fixer la salle, confirmer l’intervenant, établir le programme et traiter les inscriptions. Réservez les 24 dernières heures aux tests techniques et aux impressions.
Quand envoyer les invitations à un cours de Word ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la formation si le groupe doit s’inscrire. Transmettez ensuite les informations pratiques au moins 3 jours avant, une fois les horaires et la salle confirmés.
Combien d’ordinateurs faut-il prévoir pour une formation Word ?: Prévoyez un ordinateur portable par participant, plus un ordinateur dédié à la présentation. Ajoutez au moins un chargeur par poste et testez chaque appareil avant l’ouverture de la salle.
Quand tester le vidéoprojecteur et les fichiers de formation ?: Faites un premier test 24 heures avant le cours, puis vérifiez les branchements et l’affichage 45 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ouvrez aussi les fichiers d’exercice pour repérer les problèmes de version ou de format.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.