Word-cursus organiseren: een complete checklist

Een Word-cursus vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een docent. Je moet deelnemers op tijd informeren, oefenbestanden en werkbladen klaarzetten en controleren of elke werkplek werkt. Plan ook de ontvangst, catering en technische test voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Met deze checklist zie je wat je eerst regelt, wat je in de laatste week doet en welke controles op de cursusdag zelf nodig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Cursusdatum en locatie vastleggen
Docent en assistent vastleggen
Cursusprogramma opstellen
Lesmateriaal voorbereiden
Oefenbestanden samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Catering bestellen
Apparatuur testen
2 personen
Presentatie en bestanden testen
Werkbladen afdrukken
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
Lesmateriaal klaarleggen
2 personen
Laptops opladen

Event

Ruimte openen
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Apparatuur aansluiten
2 personen
Werkplekken inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Cursusprogramma toelichten
Word-basisfuncties demonstreren
Oefening tekst opmaken begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
Documentstructuur uitleggen
Oefening tabellen begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
Diner serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Opmaakstijlen demonstreren
Eindoefening begeleiden
2 personen
Vragenronde verzorgen
Certificaten uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Werkmaterialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
Apparatuur retourneren
Deelnemersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 16
Laptopladersaantal 16
Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Wifi-router

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Glazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Serveerkommenaantal 6
Serveerlepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Naambadgesaantal 20
Tafelkleedjesaantal 8
Pennenaantal 24
Notitieblokkenaantal 20
Cursusmappenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie, docent en assistent uiterlijk 6 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over om het cursusprogramma, de oefenbestanden en de lesmaterialen op elkaar af te stemmen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de cursus. Vermeld de starttijd, route, wat ze zelf meenemen en vraag dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf op.
Test de presentatielaptop, beamer, het projectiescherm en alle HDMI-kabels minstens 1 week vooraf met dezelfde presentatie en bestanden die je tijdens de les gebruikt.
Laad alle laptops de avond ervoor op en leg per werkplek een laptoplader, pen, notitieblok en cursusmap klaar. Controleer ook vooraf of de wifi-router en stekkerdozen voldoende aansluitingen bieden.
Open de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang. Reken ongeveer 30 minuten voor tafels, stoelen en apparatuur, daarna 15 minuten voor koffie, thee, naambadges en registratie.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Word-cursus organiseren?: Leg de datum, locatie, docent en assistent bij voorkeur 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie te verwerken.
Wanneer stuur ik de informatie naar deelnemers van een Word-cursus?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de cursus. Vraag dieetwensen en andere bijzonderheden uiterlijk 3 dagen vooraf op, zodat je de catering nog kunt aanpassen.
Hoe lang van tevoren moet ik apparatuur voor een Word-cursus testen?: Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-kabels en bestanden minstens 1 week vooraf. Doe op de cursusdag nog een korte controle nadat alles is aangesloten.
Hoe vroeg moet ik aanwezig zijn op de dag van een Word-cursus?: Open de ruimte minimaal 60 minuten voor de start. Reserveer daarvan ongeveer 30 minuten voor de opstelling en apparatuur en 15 minuten voor koffie, thee, badges en ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.