Organiser un cours de Word sans rien oublier

Un cours de Word se prépare autant sur le contenu que sur la logistique. Il faut réserver la salle, confirmer le formateur, préparer les fichiers d’entraînement et vérifier chaque poste informatique avant l’arrivée du groupe. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports imprimés demandent aussi un suivi précis. Cette checklist regroupe les 45 tâches et 27 fournitures du plan, dans l’ordre où elles sont généralement utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu de la formation
Confirmer l'intervenant et l'assistant
Établir le programme de la formation
Préparer le matériel de cours
Composer les fichiers d'entraînement
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Commander le catering
Tester l'équipement
2 personnes
Tester la présentation et les fichiers
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
Préparer le matériel pédagogique
2 personnes
Charger les ordinateurs portables

Événement

Ouvrir la salle
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Brancher l'équipement
2 personnes
Aménager les postes de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter le programme de la formation
Démontrer les fonctions de base de Word
Animer un exercice de mise en forme de texte
2 personnes
Assurer la pause café
Expliquer la structure du document
Animer l’exercice sur les tableaux
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Présenter les styles de mise en page
Encadrer l’exercice final
2 personnes
Animer la séance de questions
Remettre les certificats
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel de travail
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Rassembler les déchets
Retourner le matériel
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 16
Chargeurs d’ordinateur portableqté 16
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 4
Routeur wifi

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verresqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Saladiers de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 20
Nappesqté 8
Stylosqté 24
Blocs-notesqté 20
Dossiers de formationqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle au moins 3 à 4 semaines avant la formation, puis confirmez rapidement l’intervenant et son assistant. Le nombre de tables, de chaises et de postes dépend directement du nombre d’inscrits.
Préparez les fichiers d’entraînement sur un ordinateur différent de celui utilisé pour les créer. Testez la présentation, les fichiers, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, le Wi-Fi et les multiprises au moins 48 heures avant.
Prévoyez un ordinateur portable chargé par participant, avec son chargeur, et gardez au moins une rallonge et un câble de rechange. Les postes doivent être installés avant l’ouverture de la salle, pas pendant l’accueil.
Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant le cours : horaires, accès, matériel fourni et éventuels besoins alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas finalisé leur inscription afin d’ajuster le catering et les supports.
Imprimez les feuilles de travail, les dossiers de formation et les badges nominatifs au plus tard la veille. Le jour J, comptez 30 à 45 minutes pour installer les tables, brancher l’équipement, préparer le café et enregistrer les présences.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cours de Word ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer la salle et les intervenants, de traiter les inscriptions, de commander le catering et de tester le matériel.
Quand faut-il tester le matériel d’un cours de Word ?: Faites un premier test complet au moins 48 heures avant la formation. Vérifiez ensuite les branchements, les ordinateurs, le vidéoprojecteur, la présentation et les fichiers lors de l’installation, 30 à 45 minutes avant l’accueil.
Combien d’ordinateurs faut-il prévoir pour un cours de Word ?: Prévoyez un ordinateur portable par participant, avec un chargeur, et idéalement un poste de secours. Ajoutez un ordinateur portable séparé pour la présentation afin de ne pas interrompre les exercices en cas de problème.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez-les 5 à 7 jours avant le cours, après confirmation de l’horaire et du lieu. Indiquez les consignes pratiques, puis recueillez les besoins alimentaires avant de commander le catering.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.