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Word-Kurs organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Word-Kurs steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Teilnehmenden brauchen funktionierende Laptops, klare Übungsdateien und einen getesteten Präsentationsplatz. Plane zuerst Datum, Raum, Lehrkraft und Kursprogramm, danach Anmeldungen, Materialien und Catering. In den letzten Tagen prüfst du Technik, druckst Arbeitsblätter und bereitest Namensschilder sowie Kursmappen vor. Am Kurstag selbst zählen ein eingerichteter Arbeitsplatz, geladene Geräte und ein schneller Empfang.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Kursdatum und -ort festlegen

  • Lehrer und Assistent festlegen

  • Kursprogramm erstellen

  • Lehrmaterial vorbereiten

  • Übungsdateien zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Catering bestellen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Präsentation und Dateien testen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

  • Unterrichtsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Laptops aufladen

Event

  • Raum öffnen

  • Tische und Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Geräte anschließen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Kursprogramm erläutern

  • Word-Grundfunktionen demonstrieren

  • Übung im Textsatz begleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

  • Dokumentenstruktur erklären

  • Übungstabellen betreuen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Layoutstile demonstrieren

  • Abschlussübung begleiten

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Zertifikate verteilen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Arbeitsmaterialien sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Ausrüstung zurückgeben

  • Teilnehmermaterial nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 20

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 16
  • Laptop-LadegeräteAnz. 16
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • WLAN-Router

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 24
  • GläserAnz. 24
  • TellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24

Küche

  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 8
  • StifteAnz. 24
  • NotizblöckeAnz. 20
  • KursmappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Raum mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Kläre dabei sofort, wie viele Arbeitsplätze, Tische und Stühle verfügbar sind und ob WLAN genutzt werden kann.
  • Schicke Einladungen mit Anmeldefrist etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Kurs. Frage bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche ab, damit das Catering nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
  • Teste Präsentationslaptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens 3 Tage vorher gemeinsam. Öffne außerdem jede Präsentations- und Übungsdatei einmal auf dem vorgesehenen Gerät.
  • Lade alle Laptops am Vorabend vollständig auf und lege Ladegeräte, Stifte, Notizblöcke, Kursmappen und Arbeitsblätter an jedem Arbeitsplatz bereit. Drucke einige zusätzliche Unterlagen für kurzfristige Teilnehmende aus.
  • Sei mindestens 60 Minuten vor Beginn im Raum. Stelle Tische und Stühle auf, schließe die Geräte an, richte Kaffee und Tee her und halte Anwesenheitsliste sowie Namensschilder am Eingang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Word-Kurs organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Datum, Raum, Lehrkraft und Programm. Die Einladungen sollten ungefähr 2 bis 3 Wochen vorher verschickt werden.
Wann sollte die Technik für einen Word-Kurs getestet werden?
Teste Beamer, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, WLAN und Übungsdateien spätestens 3 Tage vor dem Kurs. Am Kurstag genügt dann eine kurze Kontrolle der Anschlüsse und der Stromversorgung.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Kurstag?
Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Arbeitsplätze, Geräte, Unterlagen und Getränke ein. Bei vielen Laptops oder einem unbekannten Raum sind 90 Minuten realistischer.
Wann sollte man Ernährungswünsche für das Catering abfragen?
Frage die Wünsche direkt bei der Anmeldung ab und schließe die Liste spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Kurs. So bleibt Zeit, die Bestellung passend zu ändern.

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