Woorddienst organiseren: checklist en planning
Een woorddienst vraagt meer voorbereiding dan alleen een liturgie en een ruimte. Je regelt tegelijk de voorganger, lezers, muziek, drukwerk, ontvangst en de praktische inrichting. Begin met datum en locatie, werk daarna het programma uit en leg alle betrokkenen tijdig vast. In de laatste week controleer je vooral aanmeldingen, dieetwensen, techniek en materialen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in een logische volgorde af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Liturgisch programma opstellen
2 personen
Voorganger en lezers vastleggen
2 personen
Muzikale begeleiding vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering bevestigen
Liederen en lezingen selecteren
2 personen
Liturgieproefdruk maken
Teksten inhoudelijk controleren
2 personen
Liturgieën afdrukken
2 personen
Naam- en welkomstbord maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en houdbare waren opslaan
2 personen
Verse etenswaren inkopen
2 personen
Aanmeldingen en dieetwensen nalopen
Lezers en helpers informeren
Ruimte en sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Tafel voor voorganger inrichten
2 personen
Bijbels en liturgieën klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Geluidsniveau controleren
2 personen
Lezers kort instrueren
2 personen
Event
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Woorddienst begeleiden
2 personen
Schriftlezingen verzorgen
2 personen
Muzikale bijdragen verzorgen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen terugplaatsen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven drukwerk opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Katheder
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Gebaksvorkjesaantal 70
- Theelepelsaantal 70
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Serveerbladenaantal 6
- Schalenaantal 8
- Scharenaantal 2
- Flessenopenersaantal 3
Apparatuur
- Draadloze microfoonaantal 2
- Microfoonstandaardaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 3
- Kaarsenaantal 6
- Kaarsenhoudersaantal 6
- Welkomstbord
- Pijlenbordjesaantal 6
Catering
- Bijbelsaantal 10
- Muziekbundelsaantal 10
- Notitieblokkenaantal 10
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalcontainersaantal 2
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
Tips
- Leg voorganger, lezers en muzikale begeleiding vast zodra datum en locatie bekend zijn. Plan daarnaast een korte inhoudelijke controle van liederen, lezingen en liturgieteksten voordat je de proefdruk maakt.
- Stuur uitnodigingen niet pas na het programma uit: vraag meteen om aanmelding en dieetwensen. Sluit de aanmeldingen uiterlijk enkele dagen voor de woorddienst, zodat je catering en zitplaatsen kunt controleren.
- Maak na de proefdruk een aparte controle op namen, lezingen, liednummers en volgorde. Druk de liturgieën pas af nadat minimaal één andere persoon de teksten heeft nagelezen.
- Test microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vooraf in de ruimte. Leg op de dag zelf batterijen, een microfoonstandaard en een alternatief voor geluidsversterking klaar.
- Richt de ruimte eerst functioneel in: stoelen, ontvangsttafels, katheder en de tafel voor de voorganger. Leg Bijbels, muziekbundels en liturgieën vóór binnenkomst klaar en controleer daarna sanitaire voorzieningen en bewegwijzering.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een woorddienst organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, voorganger, lezers en muzikale begeleiding. Gebruik de laatste week voor drukwerk, boodschappen, techniek en de definitieve controle van aanmeldingen.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een woorddienst versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Geef een aanmeldtermijn van 1 tot 2 weken, zodat je dieetwensen, catering en de indeling van de ruimte tijdig kunt verwerken.
- Hoeveel liturgieën moet ik afdrukken?
- Druk één exemplaar per verwachte bezoeker af en neem ongeveer 5 tot 10 procent extra mee. Bij 80 verwachte gasten zijn dat bijvoorbeeld 84 tot 88 liturgieën, plus enkele exemplaren voor voorganger, lezers en muzikanten.
- Wanneer test ik de microfoon en geluidsinstallatie?
- Test de microfoon en luidsprekers uiterlijk één dag vooraf in de echte ruimte. Doe op de dag zelf nog een korte geluidstest van 15 tot 30 minuten voordat de eerste gasten binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!