Organiser un Service de la Parole sans rien oublier
Un Service de la Parole demande une coordination précise entre la liturgie, les intervenants, l’accueil et la logistique. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver le lieu, préparer les textes, confirmer les participants, puis installer la salle. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les essais du micro et le nombre exact de livrets à imprimer. Le plan regroupe 49 tâches et 38 fournitures pour passer de la préparation au rangement final.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme liturgique
2 personnes
Prévoir le célébrant et les lecteurs
2 personnes
Organiser l’animation musicale
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la réservation
Sélectionner des chants et des lectures
2 personnes
Réaliser un tirage d’essai de la liturgie
Vérifier le contenu des textes
2 personnes
Imprimer les liturgies
2 personnes
Créer l’enseigne de nom et de bienvenue
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les boissons et les denrées non périssables
2 personnes
Acheter des denrées fraîches
2 personnes
Vérifier les inscriptions et les régimes alimentaires
Informer les lecteurs et les aides
Vérifier les locaux et les sanitaires
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer la table pour le célébrant
2 personnes
Préparer les Bibles et les liturgies
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
Briefer brièvement les lecteurs
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Animer la célébration de la Parole
2 personnes
Assurer les lectures bibliques
2 personnes
Assurer les interventions musicales
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Informer les visiteurs du départ
2 personnes
Suivi
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Remettre le matériel en place
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les imprimés restants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 8
- Pupitre
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Fourchettes à gâteauqté 70
- Cuillères à caféqté 70
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Saladiersqté 8
- Ciseauxqté 2
- Tire-bouchonsqté 3
Équipement
- Micro sans filqté 2
- Pied de microphoneqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Décoration
- Compositions floralesqté 3
- Bougiesqté 6
- Bougeoirsqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux de flèchesqté 6
Catering
- Biblesqté 10
- Recueils de musiqueqté 10
- Blocs-notesqté 10
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Conteneurs à déchetsqté 2
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 3
Conseils
- Fixez la date et le lieu avant de préparer les invitations : gardez ensuite une confirmation écrite de la réservation et vérifiez les sanitaires quelques jours avant l’événement.
- Préparez la liturgie assez tôt pour effectuer un tirage d’essai, relire chaque texte et imprimer le bon nombre de livrets. Ajoutez quelques exemplaires de réserve pour les arrivées imprévues.
- Confirmez les lecteurs, le célébrant et les aides au moins 7 jours avant. Transmettez à chacun son texte, l’ordre de passage et l’heure à laquelle il doit être sur place.
- Clôturez les inscriptions avec les régimes alimentaires avant les achats. Achetez les produits non périssables à l’avance, puis les aliments frais suffisamment près du jour prévu pour éviter les pertes.
- Testez le micro sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avant l’accueil. Installez les chaises, le pupitre, la table du célébrant et la table d’accueil en gardant des passages dégagés.
Questions fréquentes
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un Service de la Parole ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la célébration. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer les repas, les livrets et la disposition de la salle.
- Combien de livrets de liturgie faut-il imprimer ?
- Prévoyez un livret par participant attendu, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires de réserve. Faites un tirage d’essai au moins 3 jours avant pour vérifier les textes et la mise en page.
- Quand confirmer les lecteurs et l’animation musicale ?
- Obtenez leur confirmation au moins 7 jours avant le Service de la Parole. Faites ensuite une répétition ou un essai technique le jour même, idéalement 60 à 90 minutes avant l’accueil.
- Quand acheter les boissons et les aliments ?
- Achetez les boissons et les denrées non périssables 2 à 3 jours avant. Les produits frais peuvent être achetés la veille, après vérification des inscriptions et des régimes alimentaires.
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