Woestijnmarathon organiseren: checklist en planning
Een woestijnmarathon vraagt om meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers inschrijven. Je regelt vooraf vergunningen, medische ondersteuning, tijdregistratie, waterposten en een team dat op meerdere plekken tegelijk kan werken. Plan de route-inspectie opnieuw kort voor de start, omdat omstandigheden in de woestijn snel veranderen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, welke informatie deelnemers nodig hebben en welke spullen op start, finish en onderweg klaar moeten staan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Start- en finishlocatie reserveren
Medische ondersteuning reserveren
Tijdregistratie reserveren
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route opnieuw inspecteren
3 personen
Waterposten bepalen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Routekaart afdrukken
Startnummers klaarzetten
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Medische gegevens controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Startpakketten samenstellen
5 personen
Bewegwijzering voorbereiden
3 personen
Waterposten bevoorraden
4 personen
Route markeren
5 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Inschrijfbalies inrichten
3 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
EHBO-posten inrichten
3 personen
Water- en verzorgingsposten vullen
8 personen
Finishcatering voorbereiden
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
6 personen
Startnummers uitgeven
5 personen
Bagage innemen
4 personen
Startbriefing geven
2 personen
Marathon starten
4 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
Water uitdelen
16 personen
Sportdrank uitdelen
8 personen
Fruit en gels uitdelen
8 personen
Dranken bijvullen
6 personen
Route en deelnemers volgen
4 personen
EHBO-hulp verlenen
6 personen
Tijdregistratie controleren
2 personen
Finishers registreren
4 personen
Medaille en herstelpakket uitdelen
5 personen
Finishcatering serveren
6 personen
Bagage teruggeven
4 personen
Afval langs de route verzamelen
8 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Finish officieel sluiten
2 personen
Nazorg
Bewegwijzering verwijderen
5 personen
Route volledig schoonmaken
8 personen
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies en materialen afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemersfoto's delen
Leveranciersfacturen controleren
Vergunningstukken archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Inklaptafelsaantal 18
- Inklapstoelenaantal 30
- Barkrukkenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 20
- Bagagerekkenaantal 6
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 8
- Tijdregistratiesysteem
- Handscannersaantal 4
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 350
- Veiligheidsspeldenaantal 800
- Finishmedaillesaantal 350
- Start- en finishboog
- Routepijlenaantal 80
- Afzethekkenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 100
- Drinkbekersaantal 2500
- Drinkkrattenaantal 40
- Koelboxenaantal 12
- Handdoekenaantal 40
- Isolatiedekensaantal 40
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Bordenaantal 400
- Besteksetsaantal 400
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Koelmattenaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
Verlichting
- Bouwlampenaantal 8
- LED-lichtslingersaantal 6
- Hoofdlampenaantal 20
Medisch
- EHBO-koffersaantal 4
- Cold packsaantal 40
- Wondverbandsetsaantal 12
- Pedaalemmerzakkenaantal 20
- Brancardsaantal 2
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 8
- Vuilnisgrijpersaantal 8
- Emmersaantal 8
- Dweilenaantal 8
- Reinigingsdoekenaantal 40
Decoratie
- Bannierenaantal 12
- Sponsorbordenaantal 20
- Pionlintaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route en afstand vast voordat je de inschrijving opent. Reserveer daarna de start- en finishlocatie, vraag vergunningen aan en controleer welke delen van de route verkeerskegels, afzethekken of routepijlen nodig hebben.
- Plan waterposten op vaste punten en maak per post een bevoorradingslijst. Zet drinkkratten, drinkbekers, koelboxen en voldoende vrijwilligers uiterlijk de dag vóór de marathon per locatie klaar.
- Verzamel medische gegevens en dieetwensen tijdens de inschrijving en verstuur de deelnemersinformatie niet later dan één week voor de start. Vermeld daarin route, afstand, waterposten, starttijd en wat deelnemers zelf meenemen.
- Reserveer medische ondersteuning en tijdregistratie vroeg in het traject. Test handscanners, mobiele telefoons, powerbanks en het tijdregistratiesysteem minimaal één keer gezamenlijk vóór de wedstrijddag.
- Maak startpakketten en bewegwijzering de avond ervoor af. Leg startnummers met veiligheidsspelden, routekaarten, deelnemerslijst en finishmedailles klaar, zodat vrijwilligers bij de start niet meer hoeven te sorteren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een woestijnmarathon organiseren?
- Begin minimaal 6 maanden vooraf met route, vergunningen, start- en finishlocatie en medische ondersteuning. Open de inschrijving pas nadat de belangrijkste locaties en veiligheidsafspraken zijn bevestigd.
- Hoeveel waterposten heeft een woestijnmarathon nodig?
- Plan waterposten op basis van afstand, terrein en verwachte hitte; laat deelnemers niet langer dan ongeveer 5 tot 8 kilometer zonder bevoorrading lopen. Controleer de route opnieuw en bepaal daarna per post de benodigde drinkkratten en vrijwilligers.
- Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een woestijnmarathon?
- Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Neem routekaart, starttijd, afstand, waterposten, medische instructies, bereikbaarheid en regels voor bagage en afval op.
- Wat moet ik de dag voor een woestijnmarathon klaarzetten?
- Zet startnummers, veiligheidsspelden, routepijlen, afzethekken, tijdregistratie, medische materialen en startpakketten klaar. Bevoorraad de waterposten, koel de dranken en laad mobiele telefoons en powerbanks volledig op.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!