Zo organiseer je een woestijnmarathon
Begin niet met startnummers of medailles, maar met de route, afstand en haalbaarheid voor deelnemers en hulpdiensten. Leg daarna de start- en finishlocatie vast en regel vergunningen, medische ondersteuning en tijdregistratie. Zodra de inschrijving openstaat, verzamel je medische gegevens en dieetwensen en deel je vrijwilligers in. In de laatste weken draait alles om een tweede route-inspectie, waterposten, bewegwijzering en een duidelijk draaiboek voor start, finish en noodgevallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en afstand vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
- 3
Start- en finishlocatie reserveren
- 4
Medische ondersteuning reserveren
- 5
Tijdregistratie reserveren
- 6
Inschrijfformulier publiceren
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Deelnemersinformatie versturen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Route opnieuw inspecteren
3 personen
- 14
Waterposten bepalen
2 personen
- 15
Nooduitgangen controleren
2 personen
- 16
Routekaart afdrukken
- 17
Startnummers klaarzetten
3 personen
- 18
Deelnemerslijst afdrukken
- 19
Medische gegevens controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Huurmaterialen ophalen
2 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Startpakketten samenstellen
5 personen
- 24
Bewegwijzering voorbereiden
3 personen
- 25
Waterposten bevoorraden
4 personen
- 26
Route markeren
5 personen
- 27
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
- 28
Partytenten opbouwen
6 personen
- 29
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
- 30
Inschrijfbalies inrichten
3 personen
- 31
Tijdregistratie installeren
2 personen
- 32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 33
EHBO-posten inrichten
3 personen
- 34
Water- en verzorgingsposten vullen
8 personen
- 35
Finishcatering voorbereiden
4 personen
- 36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 37
Deelnemers ontvangen
6 personen
- 38
Startnummers uitgeven
5 personen
- 39
Bagage innemen
4 personen
- 40
Startbriefing geven
2 personen
- 41
Marathon starten
4 personen
- 42
Verkeersposten bemannen
12 personen
- 43
Water uitdelen
16 personen
- 44
Sportdrank uitdelen
8 personen
- 45
Fruit en gels uitdelen
8 personen
- 46
Dranken bijvullen
6 personen
- 47
Route en deelnemers volgen
4 personen
- 48
EHBO-hulp verlenen
6 personen
- 49
Tijdregistratie controleren
2 personen
- 50
Finishers registreren
4 personen
- 51
Medaille en herstelpakket uitdelen
5 personen
- 52
Finishcatering serveren
6 personen
- 53
Bagage teruggeven
4 personen
- 54
Afval langs de route verzamelen
8 personen
- 55
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
- 56
Finish officieel sluiten
2 personen
Nazorg
- 57
Bewegwijzering verwijderen
5 personen
- 58
Route volledig schoonmaken
8 personen
- 59
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
- 60
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 61
Servies en materialen afwassen
4 personen
- 62
Locatie schoonmaken
6 personen
- 63
Afval afvoeren
3 personen
- 64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 65
Gevonden voorwerpen registreren
- 66
Uitslagen publiceren
2 personen
- 67
Deelnemersfoto's delen
- 68
Leveranciersfacturen controleren
- 69
Vergunningstukken archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Inklaptafelsaantal 18
- Inklapstoelenaantal 30
- Barkrukkenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 20
- Bagagerekkenaantal 6
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 8
- Tijdregistratiesysteem
- Handscannersaantal 4
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 350
- Veiligheidsspeldenaantal 800
- Finishmedaillesaantal 350
- Start- en finishboog
- Routepijlenaantal 80
- Afzethekkenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 100
- Drinkbekersaantal 2500
- Drinkkrattenaantal 40
- Koelboxenaantal 12
- Handdoekenaantal 40
- Isolatiedekensaantal 40
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Bordenaantal 400
- Besteksetsaantal 400
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Koelmattenaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
Verlichting
- Bouwlampenaantal 8
- LED-lichtslingersaantal 6
- Hoofdlampenaantal 20
Medisch
- EHBO-koffersaantal 4
- Cold packsaantal 40
- Wondverbandsetsaantal 12
- Pedaalemmerzakkenaantal 20
- Brancardsaantal 2
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 8
- Vuilnisgrijpersaantal 8
- Emmersaantal 8
- Dweilenaantal 8
- Reinigingsdoekenaantal 40
Decoratie
- Bannierenaantal 12
- Sponsorbordenaantal 20
- Pionlintaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan waterposten op basis van de volledige route en verwachte looptijd, niet alleen bij de start en finish. Bevoorrading, drinkbekers, koelboxen en extra voorraad moeten vóór de opbouw op elke post aanwezig zijn.
- Regel medische ondersteuning en noodprocedures voordat je inschrijving publiceert. Controleer de nooduitgangen opnieuw tijdens de route-inspectie en zorg dat vrijwilligers weten wie ze bij een incident bellen.
- Sluit de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de marathon af. Vermeld starttijd, route, waterposten, bagage, medische aandachtspunten en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Test tijdregistratie, handscanners, mobiele telefoons en powerbanks vóór de wedstrijddag. Een reserveoplossing voor registratie voorkomt dat je uitslagen kwijtraakt bij lege accu’s of een verbindingsprobleem.
- Maak de opbouw uitvoerbaar met een vaste volgorde: eerst afzethekken, verkeerskegels en routepijlen, daarna start- en finishboog, tafels, geluidsinstallatie en waterposten. Leg startnummers, veiligheidsspelden, deelnemerslijst en medailles per onderdeel klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een woestijnmarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 6 maanden vooraf met route, vergunningen, locaties en medische ondersteuning. Open de inschrijving pas wanneer deze basis en de tijdregistratie zijn geregeld.
- Hoeveel waterposten heeft een woestijnmarathon nodig?
- Dat hangt af van afstand, temperatuur en tempo, maar plan waterposten zo dat deelnemers niet langdurig zonder drinkmogelijkheid zitten. Controleer de verdeling tijdens een route-inspectie en bevoorrading uiterlijk de dag vóór de start.
- Wanneer verstuur je deelnemersinformatie voor een woestijnmarathon?
- Stuur de volledige informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de marathon. Stuur een korte herinnering met starttijd, locatie en laatste wijzigingen nogmaals 24 uur vooraf.
- Wanneer regel je vrijwilligers voor een woestijnmarathon?
- Werv minimaal 8 tot 10 weken vooraf, zodat je genoeg tijd hebt om taken te verdelen en uitval op te vangen. Bevestig de indeling en meldtijden uiterlijk 1 week voor de wedstrijddag.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!