Checklist voor een Witte Donderdagviering organiseren

Een Witte Donderdagviering combineert een kerkdienst met een gezamenlijke maaltijd. Daardoor moet je niet alleen de kerk en voorganger vastleggen, maar ook de keuken, dieetwensen, tafelschikking en techniek op elkaar afstemmen. Begin met de reserveringen en het programma, verzamel daarna de aanmeldingen en maaltijdinformatie. In de laatste dagen draait het vooral om inkopen, voorbereiden, printwerk en een duidelijke taakverdeling voor de avond zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering kerk bevestigen
Reservering keuken bevestigen
Liturgie samenstellen
2 personen
Bijbellezingen selecteren
2 personen
Voorganger bevestigen
Muzikanten bevestigen
Voorbeden voorbereiden
2 personen
Liederen en partituren kopiëren
2 personen
Programma's printen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten inslaan
2 personen
Maaltijd voorbereiden
5 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Servies controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Kerkzaal openen
2 personen
Liturgische ruimte inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Altaar en lezenaar klaarmaken
2 personen
Kaarsen en bloemstukken plaatsen
2 personen
Muziekinstrumenten opstellen
3 personen
Microfoon en geluid testen
2 personen
Maaltijdbuffet opbouwen
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Witte Donderdagviering begeleiden
5 personen
Voetenwassing begeleiden
4 personen
Maaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Avondgebed begeleiden
4 personen
Stiltewake begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Etensresten koelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Liturgische ruimte opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Programma's en notities archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Soepkommenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 110
Wijnglazenaantal 100
Besteksetsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Soeplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Kerkkaarsenaantal 12
Waxinelichthoudersaantal 100
Theelichtjesaantal 120

Decoratie

Witte tafellopersaantal 10
Witte bloemstukkenaantal 6
Altaardoek
Kruis
Vastenlinnen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Voetwassingbekkensaantal 4
Handdoekenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig eerst de kerk en keuken, en leg daarna pas de definitieve tijden in de uitnodiging vast. Zo voorkom je dat de viering en maaltijd elkaar organisatorisch in de weg zitten.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en verpak dieetmaaltijden apart. Controleer die lijst opnieuw vóór het boodschappen doen en geef de keuken één centraal overzicht.
Plan de liturgie niet pas tijdens de laatste repetitie: selecteer Bijbellezingen, liederen en voorbeden vooraf en kopieer de partituren voordat de programma’s worden geprint.
Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers en verlengkabels in de kerkzaal vóór de ontvangst. Een korte test met de voorganger en muzikanten voorkomt zoeken naar storingen tijdens de viering.
Zet tafels, stoelen, buffettafels en servies klaar volgens een plattegrond. Controleer daarnaast koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken en koelboxen voordat de maaltijd begint.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Witte Donderdagviering organiseren?: Leg kerk, keuken, voorganger en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog 2 tot 3 weken hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en de definitieve maaltijdplanning.
Wanneer moet ik de liturgie voor Witte Donderdag af hebben?: Maak de liturgie, Bijbellezingen, voorbeden en liederen uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Print programma’s en kopieer partituren bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de viering.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de maaltijd voor te bereiden?: Plan op de dag zelf minimaal 3 tot 4 uur voor koken, koelen, klaarzetten en het apart verpakken van dieetmaaltijden. Laat minstens 60 minuten vóór aanvang over voor tafels, servies en buffetopstelling.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de Witte Donderdagmaaltijd verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 tot 10 dagen vóór de viering. Controleer het overzicht nog één keer bij het voorbereiden en label de aparte maaltijden duidelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.