Zo organiseer je een wintermarkt zonder last-minute problemen

Begin een wintermarkt niet met versiering, maar met de indeling, openingstijden en vergunningen. Daarna leg je vast hoeveel kraamhouders, bezoekers en eet- en drinkpunten je verwacht. Regel stroom, tenten en windgewichten ruim vooraf en werk dieetwensen en allergeneninformatie uit voordat je de menukaart afrondt. In de laatste week controleer je leveringen, voorraad, weersverwachting en verlichting; op de dag zelf draait alles om een strakke opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Stroompunten reserveren
8
Vergunningen controleren
9
Standplaatsen indelen
2 personen
10
Kraamhouders informeren
11
Menukaart samenstellen
2 personen
12
Allergeneninformatie uitwerken
2 personen
13
Leveringen bevestigen
14
Voorraad controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst afronden
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Verse producten ophalen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Kerstverlichting testen
2 personen
21
Contant geld klaarleggen
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Terrein afzetten
4 personen
24
Kramen en tenten opbouwen
8 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
26
Verlichting ophangen
4 personen
27
Stroom aansluiten
3 personen
28
Decoratie ophangen
4 personen
29
Kraamtafels inrichten
6 personen
30
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
31
Warme dranken klaarmaken
3 personen
32
Hapjes uitstallen
3 personen
33
Prijskaarten plaatsen
2 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

36
Bezoekers verwelkomen
4 personen
37
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
38
Warme dranken serveren
3 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Verlichting controleren
44
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

45
Kramen afbreken
6 personen
46
Meubilair terugplaatsen
5 personen
47
Terrein schoonmaken
5 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Verlichting en kabels opruimen
3 personen
50
Afval afvoeren
2 personen
51
Materialen retourneren
3 personen
52
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 6
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Prijskaartstandaardsaantal 20
Windgewichtenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudketelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 4
Handlampenaantal 4

Servies

Mokkenaantal 120
Glazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Handvegersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Reserveer per kraam niet alleen een standplaats, maar ook ruimte voor bezoekers, kabels en eventuele partytenten.
Vraag dieetwensen en allergieën bij de aanmelding uit en zet allergeneninformatie per gerecht op de menukaart. Wacht hiermee niet tot de boodschappenlijst klaar is.
Test kerstverlichting, ledlampen, verlengkabels en stekkerdozen minimaal drie dagen vooraf. Tel de benodigde stroompunten per kraam op en reserveer extra capaciteit voor waterkokers en koffiezetapparaten.
Plan leveringen en verse producten afzonderlijk: bevestig houdbare leveringen uiterlijk een week vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Koel dranken direct in koelboxen of andere koelvoorzieningen.
Maak voor de opbouw een tijdschema met ten minste drie blokken: terrein afzetten, kramen en tenten plaatsen, daarna tafels, stoelen, verlichting en voorraad. Leg contant geld, pinapparaten en portofoons klaar voordat de eerste kraamhouders arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wintermarkt organiseren?: Start minimaal acht weken vooraf met datum, openingstijden, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Reserveer stroom, marktkramen en tenten uiterlijk vier weken voor de markt.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een wintermarkt?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per bezoeker en voor elk volgend uur op één tot twee. Koop warme dranken en gekoelde dranken apart in en houd ongeveer 10 procent reserve aan.
Wanneer moet ik de wintermarkt-indeling maken?: Maak een eerste indeling zodra de eerste kraamhouders zijn bevestigd en rond die uiterlijk twee weken vooraf af. Informeer iedere kraamhouder daarna over standplaats, stroompunt, aankomsttijd en opbouwregels.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een wintermarkt?: Controleer de weersverwachting 72 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Zet tenten vast met windgewichten, bescherm kabelverbindingen tegen vocht en bepaal uiterlijk een dag vooraf of onderdelen van het programma moeten worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.