Comment organiser un marché d’hiver, étape par étape

Un marché d’hiver se prépare d’abord comme une petite installation temporaire, puis comme un moment convivial. Commence par fixer la date, les horaires et les règles d’inscription avant de contacter les exposants. Ensuite, sécurise les autorisations, l’électricité et la répartition des emplacements. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, contrôler les stocks, préparer les boissons et vérifier que les stands, tentes et éclairages peuvent être installés rapidement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver des prises électriques
8
Vérifier les autorisations
9
Répartir les emplacements
2 personnes
10
Informer les exposants
11
Composer le menu
2 personnes
12
Élaborer les informations sur les allergènes
2 personnes
13
Confirmer les livraisons
14
Vérifier les stocks
2 personnes
15
Finaliser la liste de courses
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer les produits frais
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Tester les lumières de Noël
2 personnes
21
Préparer l'argent liquide
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Balisage du site
4 personnes
24
Monter les stands et les tentes
8 personnes
25
Installer les tables et les chaises
5 personnes
26
Installer l'éclairage
4 personnes
27
Brancher l’électricité
3 personnes
28
Installer la décoration
4 personnes
29
Aménager les tables du stand
6 personnes
30
Installer le point café et thé
3 personnes
31
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
32
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
33
Placer les étiquettes de prix
2 personnes
34
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
35
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

36
Accueillir les visiteurs
4 personnes
37
Soutenir les exposants
2 personnes
38
Servir des boissons chaudes
3 personnes
39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Vérifier l'éclairage
44
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

45
Démonter les stands
6 personnes
46
Remettre le mobilier en place
5 personnes
47
Nettoyer le site
5 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Ranger l’éclairage et les câbles
3 personnes
50
Évacuer les déchets
2 personnes
51
Retourner les matériels
3 personnes
52
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 6
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Porte-manteauxqté 2

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 20
Poids anti-ventqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bains-marieqté 3
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tassesqté 120
Verresqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteauxqté 12
Petits bolsqté 20
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Balais à mainqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Publie la date, les horaires d’ouverture et les modalités d’inscription au moins 4 semaines à l’avance. Garde une date limite distincte pour les exposants afin de pouvoir traiter les besoins alimentaires et les branchements électriques.
Demande à chaque exposant ses besoins précis avant de répartir les emplacements : prise électrique, espace de table et éventuelle tente. Réserve les prises avant le montage, car les rallonges et multiprises ne remplacent pas une installation sûre.
Prépare le plan du site avec les stands, les tentes, les tables et les zones de passage au moins 7 jours avant l’événement. Prévois aussi des poids anti-vent et vérifie les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture.
Teste toutes les guirlandes lumineuses et lampes LED la veille, avec les rallonges et multiprises qui seront réellement utilisées. Une lampe de poche et des talkies-walkies facilitent les déplacements et les échanges pendant le montage.
Ne laisse pas les boissons et les produits frais au dernier moment : refroidis les boissons la veille, récupère les produits frais le jour prévu et confirme chaque livraison. Prépare aussi la monnaie et teste les terminaux de paiement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un marché d’hiver ?: Commence au moins 6 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les exposants, les autorisations et les besoins électriques prennent généralement plus de temps que le choix des décorations.
Quand contacter les exposants pour un marché d’hiver ?: Contacte-les 4 à 6 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes, les allergènes et la répartition des emplacements.
Quand installer les stands et les tentes ?: Prévois le montage le jour même au moins 3 heures avant l’ouverture au public. Le balisage, les tables, les chaises, l’éclairage et les branchements doivent être vérifiés avant l’arrivée des exposants.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché d’hiver ?: Pour une présence d’environ 2 heures, prévois 2 à 3 boissons par personne, puis ajoute une marge de 10 à 15 %. Garde les boissons au frais la veille et prévois des tasses et des verres séparément pour les boissons chaudes et froides.

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