Cómo organizar un mercado de invierno sin improvisar
Un mercado de invierno se organiza mejor de fuera hacia dentro: primero aseguras fecha, permisos y expositores; después resuelves puestos, electricidad y necesidades de cada participante. En la última semana cierras la carta, los alérgenos, las entregas y las compras. El día anterior preparas bebidas, aperitivos, luces y efectivo. El montaje debe dejar tiempo para probar conexiones, colocar mesas y sillas y comprobar que cada puesto puede trabajar con comodidad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar la fecha y el horario de apertura
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir inscripciones
- 4
Contactar a los puestos
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar puntos de electricidad
- 8
Comprobar permisos
- 9
Asignar puestos
2 personas
- 10
Informar a los expositores
- 11
Elaborar la carta
2 personas
- 12
Redactar la información sobre alérgenos
2 personas
- 13
Confirmar entregas
- 14
Comprobar el inventario
2 personas
- 15
Finalizar la lista de compras
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Recoger productos frescos
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
4 personas
- 20
Probar las luces de Navidad
2 personas
- 21
Preparar efectivo
2 personas
- 22
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 23
Cerrar el recinto
4 personas
- 24
Montar puestos y carpas
8 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 26
Colgar la iluminación
4 personas
- 27
Conectar la corriente
3 personas
- 28
Colgar la decoración
4 personas
- 29
Montar las mesas del puesto
6 personas
- 30
Montar el punto de café y té
3 personas
- 31
Preparar bebidas calientes
3 personas
- 32
Montar aperitivos
3 personas
- 33
Colocar las tarjetas de precios
2 personas
- 34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 35
Última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 36
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
- 37
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
- 38
Servir bebidas calientes
3 personas
- 39
Servir aperitivos
3 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Comprobar los baños
- 43
Comprobar la iluminación
- 44
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
- 45
Desmontar los puestos
6 personas
- 46
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
- 47
Limpiar el recinto
5 personas
- 48
Lavar la vajilla
3 personas
- 49
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
- 50
Retirar los residuos
2 personas
- 51
Devolver los materiales
3 personas
- 52
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 10
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Percheroscant. 2
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 60
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Soportes para etiquetas de precioscant. 20
- Pesos para vientocant. 24
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
Equipo
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Mantener calientecant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Datáfonoscant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
- Linternas de manocant. 4
Vajilla
- Tazascant. 120
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchilloscant. 12
- Cuencoscant. 20
- Termoscant. 8
- Bandejas de servircant. 16
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 2
- Escobas de manocant. 4
- Carros de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y el horario antes de abrir las inscripciones. Pide a cada expositor sus necesidades de electricidad y su preferencia de ubicación para poder asignar los puestos sin cambios de última hora.
- Cierra permisos, carpas y puntos de electricidad al menos 3 semanas antes. Cuenta también con alargadores, regletas y pesos para viento: suelen olvidarse hasta que empieza el montaje.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y termina la información sobre alérgenos antes de imprimir la carta. Así no tendrás que responder preguntas puesto por puesto durante la apertura.
- Confirma las entregas y revisa el inventario 2 o 3 días antes. Compra entonces los productos no perecederos; recoge los frescos el día anterior y enfría las bebidas con tiempo suficiente.
- Prueba las guirnaldas de luces, las lámparas LED, las máquinas de café y los datáfonos antes de abrir. Reserva al menos 60 minutos para el montaje final y deja walkie-talkies y linternas accesibles para el equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de invierno?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. La fecha, los permisos y los expositores deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas; deja las compras frescas y el montaje para los últimos 2 días.
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para los puestos?
- Ábrelas cuando ya tengas confirmados la fecha, el horario y las condiciones básicas del recinto, normalmente 6 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas entre 10 y 14 días para poder asignar los puestos con datos completos.
- ¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?
- Prepara los aperitivos y enfría las bebidas el día anterior, después de comprobar el inventario. Los productos frescos conviene recogerlos entre 12 y 24 horas antes de la apertura.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el mercado?
- Reserva como mínimo 3 horas para montar puestos, carpas, mesas, sillas y decoración. Añade otros 60 minutos para comprobar luces, electricidad, equipos de café, datáfonos y la distribución final.
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