Winterfeest organiseren: checklist en planning

Een winterfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen versiering en warme drank. Je moet de locatie, catering, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen, zeker wanneer gasten tegelijk binnenkomen en jassen kwijt moeten. Begin met datum, tijden en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en het programma. Gebruik deze checklist om op tijd dieetwensen, vrijwilligers, apparatuur en verse producten te regelen. Zo staan soep, dranken, koffie en hapjes klaar zonder last-minute boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Muziekvoorziening reserveren
Cateringafspraken maken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Aantal bezoekers bevestigen
Indeling van de zaal maken
2 personen
Programma en tijden uitwerken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Contactlijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Soep voorbereiden
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Jassenruimte inrichten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Lichtdecoratie ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Soep warmhouden
2 personen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Winterquiz begeleiden
2 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Kerstverhaal voorlezen
Prijsjes uitreiken
2 personen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Servies inzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Kleedjesaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Koffielepelsaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Soepketelsaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 80
Slingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Ballonnenaantal 100
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Scharenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het aantal gasten uiterlijk één week vooraf definitief in. Gebruik dat aantal voor catering, servies, stoelen, naamkaartjes en de indeling van de zaal.
Controleer de stroomvoorziening vóór je apparatuur huurt of test. Tel luidsprekers, mengpaneel, microfoons, koffiezetapparaten, waterkokers en lichtslingers bij elkaar op en leg voldoende verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Zet dranken pas op de dag zelf koud als de koelkastruimte beperkt is. Gebruik koelboxen voor extra voorraad en wijs één persoon aan die de drank aanvult tijdens het feest.
Bereid soep en andere hapjes zo veel mogelijk vooraf, maar haal verse producten pas kort voor aanvang op. Zo blijven ze goed en hoef je niet tijdens de ontvangst nog te snijden of te koken.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf. Pas de entree, kapstokken, kleedjes en looproute aan wanneer gasten natte jassen of schoenen meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een winterfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken voor het feest en bevestig het aantal bezoekers uiterlijk 7 dagen van tevoren.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een winterfeest versturen?: Stuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur 7 dagen voor het feest een herinnering en vraag dan nogmaals naar afmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een winterfeest klaar te zetten?: Reken op 3 tot 4 uur voor zaalindeling, tafels, stoelen, versiering, techniek, servies en catering. Zet dranken minimaal 3 uur vooraf koud en test muziek, microfoons en verlichting vóór de gasten binnenkomen.
Wanneer moet ik dieetwensen en het aantal bezoekers bevestigen?: Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Bevestig het definitieve aantal daarna met de cateraar en pas boodschappen, servies en zitplaatsen aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.