Winterfest organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Raum, Musikanlage und Catering möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Winterfest. Prüfe gleichzeitig, ob für Musik, Ausschank oder die Nutzung des Veranstaltungsortes Genehmigungen erforderlich sind.
• Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. So kannst du Besucherzahl, Ernährungswünsche, Namensschilder und die Menge an Geschirr verlässlich planen.
• Erstelle spätestens 7 Tage vorher einen Raumplan mit Tischen, Stühlen, Klapptischen, Kleiderständern und Decken. Plane Laufwege zwischen Suppenkessel, Warmhalteschalen, Getränken und Sitzplätzen ein, damit sich keine Engstellen bilden.
• Bereite Suppe und Snacks so vor, dass am Veranstaltungstag nur noch erhitzt, angerichtet oder abgeholt werden muss. Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn kalt gestellt werden; frische Produkte holst du möglichst am selben Tag ab.
• Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe außerdem die Wettervorhersage und lege fest, wann Helfer, Technik und Dekoration vor Ort sein müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Winterfest organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Genehmigungen, Catering und Musikanlage. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Fest verschickt werden.

Wann sollte man die Gästezahl für ein Winterfest bestätigen?

Setze die Anmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin und bestätige die endgültige Besucherzahl anschließend beim Catering. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit die Speisenmenge und Auswahl rechtzeitig angepasst werden können.

Was muss man am Tag vor dem Winterfest vorbereiten?

Sortiere Dekoration und Namensschilder, drucke die Kontaktliste aus und teste die gesamte Technik am Vortag. Kühlboxen, Thermoskannen, Geschirr und Servierutensilien sollten vollständig bereitstehen, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Winterfest?

Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Raumaufteilung, Tische, Stühle, Beleuchtung, Technik, Getränke und Speisen ein. Bei vielen Helfern lässt sich der Aufbau auf Aufgabenbereiche verteilen; ein Technik- und Getränketest sollte trotzdem vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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