Checklist para organizar tu fiesta de invierno

Organizar una fiesta de invierno requiere coordinar el lugar, los horarios, los invitados y todo lo necesario para servir comida caliente. Este plan reúne 70 tareas y 47 artículos, desde reservar el espacio y enviar las invitaciones hasta preparar la sopa, enfriar las bebidas y probar el equipo de sonido. Sigue la lista por etapas para confirmar primero lo que depende de terceros y dejar las compras frescas y el montaje para los últimos días.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Reservar el equipo de música
Concertar acuerdos de catering
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Enviar recordatorio
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el número de visitantes
Montar la distribución de la sala
2 personas
Elaborar el programa y los horarios
2 personas
Programar voluntarios
Imprimir la lista de contactos
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar sopa
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colgar la decoración luminosa
3 personas
Conectar la música
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las bebidas
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Mantener la sopa caliente
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Acompañar la actividad infantil
3 personas
Guiar el quiz de invierno
2 personas
Gestionar el programa musical
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Leer un cuento de Navidad
Entregar premios
2 personas
Coordinar la pista de baile
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Secar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 3
Mantelescant. 12

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 8

Cocina

Ollas para sopacant. 3
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Bandejas térmicascant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldascant. 12
Coronas navideñascant. 4
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Globoscant. 100
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de enviar las invitaciones. Comprueba también los permisos necesarios, porque resolverlos después puede cambiar toda la planificación.
Confirma el número de asistentes unos días antes y recoge sus preferencias alimentarias. Esa cifra determina las compras, la vajilla, las sillas y la cantidad de sopa y aperitivos.
Haz la compra en dos momentos: los productos no perecederos con antelación y los frescos cerca del evento. Deja las bebidas enfriándose y la preparación de la sopa para el día previsto.
Prueba el equipo de música, los micrófonos, los altavoces y los cables antes de que lleguen los invitados. Comprueba que haya enchufes y regletas suficientes para evitar improvisaciones durante el montaje.
Prepara la sala siguiendo el programa: mesas y sillas primero, percheros y decoración después, y comida y bebidas al final. Imprime la lista de contactos y prepara las tarjetas de nombre antes de empezar a recibir gente.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una fiesta de invierno?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fiesta. Pide la confirmación de asistencia y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 días antes.
¿Cuándo debo confirmar el número de invitados?: Confírmalo aproximadamente 5 días antes del evento, cuando ya haya pasado el plazo de inscripción. Usa ese número para ajustar comida, bebidas, sillas y vajilla.
¿Cuándo se prepara la sopa para una fiesta de invierno?: Prepara la sopa el mismo día, con tiempo suficiente para mantenerla caliente y servirla sin prisas. Comprueba antes que las ollas, los cucharones y las bandejas térmicas estén disponibles.
¿Cuándo hay que probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela durante el montaje. Revisa altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables alargadores y regletas.

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