Wijnproeverij organiseren: een checklist die werkt

Een wijnproeverij staat of valt met voorbereiding: de juiste wijnen, voldoende glazen en een duidelijke proefvolgorde. Leg eerst datum en locatie vast en werk daarna toe naar de uitnodigingen, aanmeldingen en bestelling. Verzamel dieetwensen op tijd, zodat kaas, brood en hapjes passen bij je groep. In de laatste uren draait alles om koelen, klaarzetten en testen: van proefkaarten en naamkaartjes tot betaalmiddelen, routeborden en spuugbakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Wijnleverancier selecteren
Wijnen samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wijnbestelling plaatsen
Reservering locatie vastleggen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Wijninformatie verzamelen
2 personen
Proefkaarten ontwerpen
Proefkaarten printen
Naamkaartjes voorbereiden
Levering controleren
2 personen
Wijnen koel zetten
2 personen
Kaas en brood inkopen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafeldecoratie klaarzetten
2 personen
Route- en entreeborden maken
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafelkleden en decoratie plaatsen
3 personen
Glazen en proefmaterialen plaatsen
3 personen
Wijnflessen klaarzetten
3 personen
Kaasplanken opmaken
3 personen
Koffie- en waterpunt inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Proefkaarten uitdelen
2 personen
Wijnen presenteren
2 personen
Wijn inschenken
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen en afval verzamelen
2 personen
Kaasplanken aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitlaten
2 personen

Nazorg

Wijnresten afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Bordenaantal 100
Dessertvorkjesaantal 60
Broodmessenaantal 8
Schenkkaraffenaantal 8
Spuugbakkenaantal 10
IJs- en wijnemmersaantal 8

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Kaasplankenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Kaas- en broodmessenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Menubordenaantal 8
Tafelnummersaantal 8
Wijninformatiebordenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 60

Catering

Proefkaartenaantal 60
Pennenaantal 60
Drankdispensersaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 2

Tips

Bestel de wijn pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reken per deelnemer op proefhoeveelheden plus extra voor morsen en een tweede schenking; controleer de levering uiterlijk één dag vooraf.
Plan de proefvolgorde voordat je de proefkaarten laat drukken. Zet lichte en frisse wijnen vóór volle of zoete wijnen, zodat sterke smaken de rest niet overheersen.
Zet per deelnemer een wijnglas klaar en reserveer extra glazen voor wissels of breuk. Plaats ook waterglazen, water en spuugbakken op elke tafel; die worden bij proeverijen snel vergeten.
Koel witte en mousserende wijnen ruim vóór de start en houd ze in ijs- en wijnemmers of koelboxen. Zet rode wijnen niet automatisch koud: controleer per wijn de gewenste serveertemperatuur.
Test kassa, betaalmiddelen, speakers en stroom minstens één uur voor binnenkomst. Leg tafelnummers, wijninformatieborden, proefkaarten en naamkaartjes daarna pas op hun vaste plek, zodat niets tijdens de opbouw zoekraakt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproeverij?: Reken voor een proeverij met kleine proefglazen op ongeveer 50 tot 75 milliliter per wijn per persoon. Bij 6 wijnen is dat 300 tot 450 milliliter per deelnemer; bestel daarnaast minimaal 10 procent reserve.
Hoe lang van tevoren moet je een wijnproeverij organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, leverancier en wijnselectie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de proeverij, zodat je wijn, glazen en hapjes kunt afstemmen.
Welke volgorde gebruik je bij een wijnproeverij?: Begin met mousserend of licht en fris wit, ga daarna naar voller wit, rosé en lichte rode wijn en eindig met krachtige rode of zoete wijn. Plan meestal 5 tot 8 wijnen; meer dan 8 maakt vergelijken voor veel deelnemers lastig.
Hoeveel wijnglazen heb je nodig per persoon?: Gebruik minimaal 1 glas per persoon als iedereen hetzelfde glas houdt en tussen de wijnen spoelt. Voor een soepelere proeverij zijn 2 glazen per persoon praktischer; houd daarnaast ongeveer 10 procent extra achter de hand voor breuk en wissels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.