Checklist pour organiser une dégustation de vin
Une dégustation de vin réussie repose sur un déroulé précis : choisir les bouteilles, gérer les inscriptions, préparer le matériel et organiser la salle dans le bon ordre. Prévoyez notamment les verres, les crachoirs, l’eau, les supports d’information et de quoi accompagner les vins. Cette checklist rassemble 49 tâches et 39 fournitures pour suivre la préparation sans oublier les détails qui prennent du temps le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Sélectionner le fournisseur de vin
Composer les vins
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande de vin
Confirmer la réservation du lieu
Définir l’ordre des essais
2 personnes
Collecter des informations sur les vins
2 personnes
Concevoir les cartes de dégustation
Imprimer les cartes de dégustation
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la livraison
2 personnes
Mettre les vins au frais
2 personnes
Acheter du fromage et du pain
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la décoration de table
2 personnes
Créer les panneaux d’itinéraire et d’entrée
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les nappes et la décoration
3 personnes
Installer les verres et le matériel de dégustation
3 personnes
Préparer les bouteilles de vin
3 personnes
Composer les plateaux de fromages
3 personnes
Installer un point café et eau
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les cartes de dégustation
2 personnes
Présenter les vins
2 personnes
Servir le vin
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les verres et les déchets
2 personnes
Réapprovisionner les plateaux de fromage
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Faire sortir les visiteurs
2 personnes
Suivi
Fermer les restes de vin
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tabourets de barqté 6
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Verres à vinqté 120
- Verres à eauqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Cuillères à caféqté 60
- Assiettesqté 100
- Fourchettes à dessertqté 60
- Couteaux à painqté 8
- Carafes à eauqté 8
- Crachoirsqté 10
- Seaux à glace et à vinqté 8
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de fromagesqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à fromage et à painqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
- Thermosqté 4
Équipement
- Glacièresqté 8
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 6
Décoration
- Panneaux de menuqté 8
- Numéros de tableqté 8
- Panneaux d’information sur le vinqté 8
- Porte-nomsqté 60
Catering
- Cartes de dégustationqté 60
- Stylosqté 60
- Distributeurs de boissonsqté 2
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balais à mainqté 2
Conseils
- Fixez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance : il vous faudra ensuite confirmer le fournisseur, envoyer les invitations et suivre les inscriptions.
- Prévoyez l’ordre de dégustation avant d’imprimer les cartes. Les informations sur chaque vin, les panneaux et les badges sont souvent préparés trop tard.
- Comptez au minimum un verre à vin par participant, plus quelques verres de secours, et prévoyez un crachoir accessible à chaque table ou groupe de dégustation.
- Gardez les bouteilles à la bonne température jusqu’au service : vérifiez la livraison dès son arrivée et utilisez des seaux à glace ou des glacières si nécessaire.
- Organisez l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil. Testez la caisse et les moyens de paiement, installez les tables, puis placez verres, eau, cartes et plateaux dans l’ordre d’utilisation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation de vin ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, sélectionner les vins, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander le fromage, le pain et le matériel manquant.
- Combien de bouteilles prévoir pour une dégustation de vin ?
- Pour une dégustation classique, comptez environ 5 à 8 cl par vin et par personne. Une bouteille de 75 cl sert donc environ 12 à 15 dégustateurs pour un vin donné, selon la taille des portions et l’usage du crachoir.
- Quand mettre les vins au frais avant la dégustation ?
- Placez les vins blancs, rosés et effervescents au frais plusieurs heures avant le début, idéalement 4 à 6 heures. Vérifiez aussi la température et la capacité des seaux à glace ou des glacières le jour de la livraison.
- Que faut-il préparer le jour même pour une dégustation de vin ?
- Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités. Installez les tables et les chaises, les nappes, les verres, l’eau, les crachoirs, les cartes de dégustation, les informations sur les vins et les moyens de paiement.
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