Wijnfestival organiseren: checklist en planning

Een wijnfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen flessen bestellen. Je regelt tegelijk leveranciers, een proefprogramma, koeling, glazen, hapjes, personeel en een logische indeling van de locatie. Begin met datum en locatie, werk daarna naar bestellingen en aanmeldingen toe en plan de opbouw op de dag zelf. Deze checklist helpt je om leveringen, wijnkaarten en proefstations op tijd klaar te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Wijnleveranciers selecteren
2 personen
Wijnbestellingen plaatsen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Proeverijprogramma samenstellen
2 personen
Wijnkaarten opstellen
Leveringen controleren
2 personen
Personeel inplannen
Catering bestellen
Glazen en materiaal reserveren
Plattegrond maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Wijnkaarten printen
Boodschappen doen
2 personen
Wijnlevering ontvangen
2 personen
Wijnvoorraad controleren
2 personen
Witte wijn koelen
2 personen
Rode wijn klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Proefstations inrichten
4 personen
Wijnflessen per station verdelen
3 personen
Koelbakken vullen
2 personen
Glazen klaarzetten
3 personen
Servetten en spuugbakken plaatsen
2 personen
Hapjesbuffet opbouwen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Muziek testen
Ingang en registratie inrichten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven

Event

Bezoekers registreren
2 personen
Wijnglazen uitdelen
2 personen
Wijnproeverij begeleiden
4 personen
Wijninformatie toelichten
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen inzamelen
2 personen
Glazen afwassen
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Laatste proeverij aankondigen
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Wijnflessen afsluiten
2 personen
Restanten koelen
2 personen
Locatie opruimen
4 personen
Servies en glazen reinigen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Voorraad veilig opbergen
2 personen
Eindcontrole locatie uitvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Barkrukkenaantal 16

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 120
Wijndecanteerdersaantal 8
Schenkkragenaantal 12
Spuugbakkenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koelbakkenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Wijnopenersaantal 12
Flessenstoppersaantal 20
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Digitale weegschaal

Decoratie

Wijnvatenaantal 4
Wijnflessen voor decoratieaantal 20
Tafellopersaantal 14
Wijnrankdecoratieaantal 6
Bloemstukkenaantal 10
Menustandaardsaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 12
Wijninformatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlantaarnsaantal 12
Tafellampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmessenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Schenklepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 24
Broodmessenaantal 4
Kaasmessenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Koelplatenaantal 12
Etikettenaantal 200
Stiftenaantal 12
Handschoenenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalzakhoudersaantal 8
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de wijnbestellingen zodra het verwachte aantal bezoekers bekend is. Houd per proefstation bij welke flessen nodig zijn en controleer de levering uiterlijk op de dag van ontvangst.
Werk het proefprogramma en de wijnkaarten minstens 7 dagen vooraf uit. Noteer per wijn de volgorde, zodat bezoekers niet van zwaar naar licht proeven.
Controleer glazen, spuugbakken, wijnopeners, schenkkragen en decanteerders minimaal 3 dagen vooraf. Tel het materiaal per proefstation en leg reserveglazen apart klaar.
Koel witte wijn niet pas tijdens de opbouw. Zet de flessen enkele uren vooraf in koelbakken, koelboxen of koelkasten en houd ijs beschikbaar voor bijvullen.
Maak de plattegrond vóór het plaatsen van tafels en stoelen. Geef proefstations, catering, water, afval en looproutes een vaste plek; zo voorkom je opstoppingen bij de eerste proeverij.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb ik nodig voor een wijnfestival?: Reken voor een proefronde meestal op 5 tot 8 cl per wijn per persoon. Bij 6 wijnen is dat 30 tot 48 cl per bezoeker; een fles van 75 cl levert ongeveer 12 tot 15 proefporties op. Tel extra flessen voor bijschenken en personeel mee.
Hoeveel wijnglazen heb ik nodig per bezoeker?: Gebruik bij een festival met meerdere proefstations bij voorkeur 2 tot 4 wijnglazen per bezoeker, afhankelijk van de proefmethode. Voor 50 bezoekers betekent dat 100 tot 200 glazen. Plan daarnaast minstens 10 procent reserve voor breuk en extra gebruik.
Wanneer moet ik de wijn voor een festival koelen?: Zet witte en mousserende wijn minimaal 4 uur voor aanvang koud; grote flessen of volle koelbakken hebben soms langer nodig. Controleer de temperatuur en ijsvoorraad uiterlijk 1 uur voor de deuren opengaan.
Wanneer moet ik de wijnkaarten en naamkaartjes printen?: Print de wijnkaarten en naamkaartjes uiterlijk 2 dagen vooraf, nadat het programma en de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Leg per proefstation een complete set klaar en houd enkele blanco exemplaren achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.