Organiser un festival du vin sans rien oublier
Un festival du vin demande plus qu’une sélection de bouteilles : il faut coordonner les fournisseurs, les inscriptions, le programme de dégustation et l’installation du lieu. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de l’espace au contrôle des livraisons. Elle couvre aussi les verres, les crachoirs, le froid, le catering et les supports nécessaires le jour J. Prévoyez les derniers contrôles avant l’arrivée des participants, car une livraison incomplète ou du vin blanc insuffisamment frais se corrige difficilement sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
Sélectionner les fournisseurs de vin
2 personnes
Passer les commandes de vin
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme de dégustation
2 personnes
Préparer les cartes des vins
Vérifier les livraisons
2 personnes
Planifier le personnel
Commander le catering
Réserver les verres et le matériel
Créer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les cartes des vins
Faire les courses
2 personnes
Réceptionner la livraison de vin
2 personnes
Vérifier le stock de vin
2 personnes
Réfrigérer le vin blanc
2 personnes
Préparer le vin rouge
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les stands de dégustation
4 personnes
Répartir les bouteilles de vin par station
3 personnes
Remplir les bacs isothermes
2 personnes
Préparer les verres
3 personnes
Installer les serviettes et les crachoirs
2 personnes
Installer le buffet de snacks
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester la musique
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
Événement
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les verres à vin
2 personnes
Animer la dégustation de vin
4 personnes
Présenter les informations sur le vin
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer les verres
2 personnes
Laver les verres
2 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Annoncer la dernière dégustation
Accompagner les visiteurs à la sortie
2 personnes
Suivi
Fermer les bouteilles de vin
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et les verres
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock en lieu sûr
2 personnes
Effectuer le contrôle final du lieu
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 90
- Tables de buffetqté 4
- Tables de bièreqté 4
- Tables hautesqté 8
- Nappesqté 14
- Tabourets de barqté 16
Vaisselle
- Verres à vinqté 180
- Verres à eauqté 100
- Assiettesqté 120
- Assiettes à dessertqté 100
- Couvertsqté 120
- Carafes à vinqté 8
- Colerettes de serviceqté 12
- Crachoirsqté 12
Équipement
- Glacièresqté 8
- Bacs isothermesqté 8
- Bacs à glaçonsqté 8
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Réfrigérateursqté 2
- Tire-bouchonsqté 12
- Bouchons de bouteilleqté 20
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
- Enceintesqté 2
- Microphone
- Lecteur audio
- Balance numérique
Décoration
- Fûts de vinqté 4
- Bouteilles de vin pour la décorationqté 20
- Chemins de tableqté 14
- Décoration de vigneqté 6
- Compositions floralesqté 10
- Supports de menuqté 12
- Porte-nomsqté 12
- Panneaux d’information sur le vinqté 12
- Panneaux indicateursqté 8
- Numéros de tableqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lanternes LEDqté 12
- Lampes de tableqté 10
- Piles de rechangeqté 24
Cuisine
- Planches à découperqté 8
- Couteaux de chefqté 8
- Pinces de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 20
- Plats de service avec couvercleqté 8
- Louches de serviceqté 8
- Verres doseursqté 4
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
- Pains de glaceqté 24
- Couteaux à painqté 4
- Couteaux à fromageqté 8
- Corbeilles à painqté 8
- Plaques de refroidissementqté 12
- Étiquettesqté 200
- Marqueursqté 12
- Gantsqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
- Supports de sacs poubelleqté 8
- Balais à mainqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Brosses de toilettesqté 4
- Essuie-toutqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu avant de confirmer les fournisseurs : comptez au moins 6 à 8 semaines pour commander le vin, réserver le matériel et envoyer les invitations.
- Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin d’ajuster le catering, les badges nominatifs, les cartes des vins et le nombre de verres disponibles.
- Réceptionnez les bouteilles au moins 48 heures avant la dégustation. Vérifiez les quantités, les références et l’état des cartons avant de placer le vin blanc au réfrigérateur.
- Prévoyez une table par stand de dégustation, avec verres à vin, carafes, crachoirs et tire-bouchons. Gardez au moins 10 % de verres supplémentaires pour remplacer ceux qui tombent ou restent inutilisables.
- Installez les tables, les chaises et les stands le jour précédent si possible. Testez aussi les rallonges, les multiprises, les enceintes et le microphone avant l’ouverture des portes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival du vin ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, sélectionner les fournisseurs, traiter les inscriptions et réserver les verres et le matériel.
- Quand commander le vin pour un festival ?
- Passez les commandes 3 à 4 semaines avant l’événement, puis contrôlez la livraison au moins 48 heures avant la dégustation. Cela laisse le temps de signaler une erreur ou une bouteille manquante.
- Combien de verres prévoir par participant ?
- Prévoyez au minimum 2 verres à vin par personne si les participants circulent entre les stands, ou 1 verre par référence si un lavage est organisé. Ajoutez environ 10 % de verres de réserve.
- Quand envoyer les invitations à un festival du vin ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, puis faites un rappel 7 jours avant la clôture des inscriptions. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription pour ajuster le catering.
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