Weinfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weinfestival steht und fällt mit guter Vorbereitung: Wein muss rechtzeitig bestellt, richtig gekühlt und passend zum Verkostungsprogramm ausgeschenkt werden. Plane außerdem Gläser, Wasser, Spuckeimer und Snacks für jede Station ein. Diese Checkliste führt dich von der Festlegung von Datum und Ort bis zum Aufbau am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden Lieferkontrolle, Namensschilder, Weinkarten und ausreichend Kühlmöglichkeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
Weinlieferanten auswählen
2 Personen
Weinbestellungen aufgeben
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Verkostungsprogramm zusammenstellen
2 Personen
Weinkarten erstellen
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Personal einplanen
Catering bestellen
Gläser und Material reservieren
Lageplan erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Weinkarten drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Weinlieferung annehmen
2 Personen
Weinvorrat prüfen
2 Personen
Weißwein kühlen
2 Personen
Rotwein bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Probierstationen einrichten
4 Personen
Weinflaschen pro Station verteilen
3 Personen
Kühlbehälter füllen
2 Personen
Gläser bereitstellen
3 Personen
Servietten und Spuckbehälter aufstellen
2 Personen
Häppchenbuffet aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Musik testen
Eingang und Registrierung einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen

Event

Besucher registrieren
2 Personen
Weingläser verteilen
2 Personen
Weinverkostung betreuen
4 Personen
Weininformationen erläutern
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gläser einsammeln
2 Personen
Gläser spülen
2 Personen
Buffet zwischendurch auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
Toiletten kontrollieren
Letzte Verkostung ankündigen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Weinflaschen verschließen
2 Personen
Reste kühlen
2 Personen
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
Geschirr und Gläser reinigen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Vorräte sicher verstauen
2 Personen
Abschlusskontrolle des Veranstaltungsorts durchführen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 4
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
BarhockerAnz. 16

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
WeindekanterAnz. 8
AusgießkragenAnz. 12
SpuckeimerAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KühlwannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KorkenzieherAnz. 12
FlaschenverschlüsseAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
LautsprecherboxenAnz. 2
Mikrofon
Musikplayer
Digitale Waage

Dekoration

WeinfässerAnz. 4
Weinflaschen zur DekorationAnz. 20
TischläuferAnz. 14
Weinranken-DekorationAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 10
MenükartenständerAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 12
WeininfoboardsAnz. 12
WegweiserAnz. 8
TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
TischlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 8
ServierzangenAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
AusgabelöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlelementeAnz. 24
BrotmesserAnz. 4
KäsemesserAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
KühlplattenAnz. 12
EtikettenAnz. 200
StifteAnz. 12
HandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
MüllbeutelhalterAnz. 8
HandfegerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Verkostungsprogramm fest, bevor du Wein bestellst. So kannst du die benötigten Flaschen nach Rebsorte, Reihenfolge und erwarteter Gästezahl berechnen und die Weinkarten rechtzeitig drucken.
Prüfe jede Lieferung sofort bei der Annahme: Anzahl der Flaschen, Jahrgangs- oder Sortenangaben und sichtbare Schäden. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein, statt die Kontrolle erst am Veranstaltungstag zu erledigen.
Kühle Weißwein und Rosé nicht erst kurz vor Beginn. Stelle die Flaschen mehrere Stunden vorher in Kühlschränke, Kühlboxen oder Kühlwannen und halte zusätzlich Eiswürfel für den laufenden Ausschank bereit.
Rechne pro Verkostungsstation mit Weingläsern, Wassergläsern, einem Spuckeimer, Ausgießkragen und einem Korkenzieher. Bei mehreren Durchgängen brauchst du entweder mindestens ein Glas pro Person und Gang oder einen festen Spül- und Wechselplan.
Baue Tische, Stühle und Probierstationen spätestens 2 Stunden vor dem Einlass auf. Lege Weinkarten und Namensschilder aus, stelle Snacks und Wasser bereit und teste Lautsprecher, Mikrofon sowie Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Weinfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Lieferanten. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen, damit du Weinmenge, Catering und Ernährungswünsche planen kannst.
Wie viel Wein braucht man für ein Weinfestival?: Für eine reine Verkostung mit kleinen Ausschankmengen kannst du etwa 0,2 bis 0,3 Liter pro Person einplanen. Bei einem mehrstündigen Festival mit regulären Ausschankmengen sind 0,5 bis 0,75 Liter pro erwachsenem Gast realistischer; kalkuliere zusätzlich 10 Prozent Reserve.
Wie viele Weingläser braucht man pro Gast?: Bei einer geführten Verkostung reichen ein bis zwei Gläser pro Person, wenn zwischen den Gängen gespült oder gewechselt wird. Ohne Wechselmöglichkeit solltest du mindestens drei Gläser pro Gast einplanen, damit Rot- und Weißweine nicht vermischt werden.
Wann sollte man Weißwein für ein Weinfestival kühlen?: Kühle Weißwein und Rosé mindestens 4 bis 6 Stunden vor Beginn, bei größeren Mengen am besten über Nacht. Stelle nicht alle Flaschen auf einmal in einen kleinen Kühlschrank, sondern prüfe frühzeitig, ob zusätzliche Kühlboxen oder Kühlwannen nötig sind.

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