Wijkconferentie organiseren: checklist van voorbereiding tot uitvoering

Een wijkconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, gespreksleiders, aanmeldingen, toegankelijkheid, kinderopvang, catering en techniek. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar publicatie en uitnodigingen. In de laatste week controleer je presentaties, deelnemersgegevens, tafelschikking en vrijwilligers. Deze checklist helpt je de 84 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken op de dag zelf blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen controleren
Sprekers benaderen
2 personen
Gespreksleiders vastleggen
2 personen
Programma online publiceren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Wijkposters ophangen
3 personen
Persbericht versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Toegankelijkheid inventariseren
Kinderopvang inventariseren
Catering reserveren
2 personen
Technische benodigdheden reserveren
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Gespreksruimtes indelen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Gespreksvragen afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Veiligheidsinstructies delen
Parkeerinformatie verspreiden
Laatste deelnemersbevestiging sturen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Naambadges klaarleggen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenen aanduiden
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Tijd bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Werktafels klaarmaken
4 personen
Deelnemers naar werkgroepen begeleiden
6 personen
Werkgroepen begeleiden
8 personen
Werkgroepresultaten verzamelen
3 personen
Plenaire afsluiting begeleiden
2 personen
Deelnemers informeren over vervolg
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval scheiden
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Verslag met opbrengsten delen
2 personen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Podiumtafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Flip-oversaantal 8
Whiteboardsaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Kleefstripsaantal 4

Papierwaren

Naambadgehoudersaantal 120
Naambadgekaartenaantal 130
Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 150
Flip-overvellenaantal 80
Presentatiekaartenaantal 120
Pijlbordjesaantal 20
Programmafoldersaantal 130

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Melkkannenaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Waterdispensersaantal 3
Broodmandenaantal 8
Dienbladenaantal 10
Tafelnummersaantal 14
Serveerkommenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Koffiefiltersaantal 3
Theepottenaantal 6
Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast hoeveel gespreksruimtes je nodig hebt en maak per ruimte een indeling met tafels, stoelen, flip-over en gespreksvragen. Zo voorkom je dat deelnemers na de opening nog moeten zoeken.
Open het aanmeldformulier zodra programma en locatie definitief zijn. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen, toegankelijkheid en behoefte aan kinderopvang; achteraf nabellen kost vaak meerdere dagen.
Plan een aparte technische controle voor projector, projectiescherm, laptops, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers. Test presentaties op de gebruikte laptop en leg verlenghaspels en stekkerdozen per ruimte klaar.
Maak naambadges en de deelnemerslijst niet pas op de ochtend zelf. Exporteer de aanmeldingen uiterlijk één werkdag vooraf, zodat wijzigingen en dieetwensen nog verwerkt kunnen worden.
Wijs vrijwilligers een concrete plek en tijd toe bij registratie, catering, gespreksruimtes en techniek. Zet minstens één persoon vrij voor onverwachte vragen, ontbrekende spullen of een wijziging in het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijkconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je een locatie reserveren, sprekers en gespreksleiders vastleggen, vergunningen controleren en uitnodigingen verspreiden. Houd minimaal 2 weken aan voor aanmeldingen en praktische inventarisatie.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een wijkconferentie?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken voor de conferentie, zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan. Stuur 10 tot 14 dagen vooraf een herinnering met route, tijden en eventuele informatie over kinderopvang of toegankelijkheid.
Hoeveel gespreksruimtes heb ik nodig voor een wijkconferentie?: Dat hangt af van het aantal parallelle gesprekken, niet alleen van het totale aantal deelnemers. Tel per gelijktijdige deelsessie één ruimte en reserveer daarnaast één centrale zaal voor opening en afsluiting; leg de indeling uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Wanneer controleer ik de techniek en presentaties?: Verzamel presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf en controleer ze op de laptop waarmee je werkt. Test projector, scherm, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers nogmaals op de locatie, bij voorkeur 1 tot 2 dagen voor de conferentie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.