Stadtteilkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Stadtteilkonferenz braucht mehr als einen reservierten Saal und ein gutes Programm. Du musst Anmeldungen, Barrierefreiheit, Kinderbetreuung und Ernährungswünsche früh erfassen und Referierende, Technik sowie Gesprächsräume koordinieren. Plane außerdem ausreichend Zeit für Präsentationen, Namensschilder und die Registrierung ein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, was am Veranstaltungstag schnell vergessen wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
3 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Genehmigungen prüfen
Referenten ansprechen
2 Personen
Moderatoren festlegen
2 Personen
Programm online veröffentlichen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Stadtteilposter aufhängen
3 Personen
Pressemitteilung versenden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Barrierefreiheit erfassen
Kinderbetreuung erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Technisches Equipment reservieren
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
Gesprächsräume einteilen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Präsentationen prüfen
2 Personen
Gesprächsfragen ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen teilen
Parkinformationen verteilen
Letzte Teilnehmerbestätigung senden
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Podiumstisch herrichten
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Allergene kennzeichnen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Redner ankündigen
Präsentationen unterstützen
2 Personen
Zeit im Blick behalten
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Arbeitsplätze vorbereiten
4 Personen
Teilnehmer zu Arbeitsgruppen begleiten
6 Personen
Arbeitsgruppen begleiten
8 Personen
Ergebnisse der Arbeitsgruppe sammeln
3 Personen
Plenumsabschluss moderieren
2 Personen
Teilnehmer über das weitere Vorgehen informieren
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Bericht mit Einnahmen teilen
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 14
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
Podiumstisch
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
FlipchartsAnz. 8
WhiteboardsAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KlebestreifenAnz. 4

Papierwaren

NamensschildhalterAnz. 120
Namensbadge-KartenAnz. 130
NotizblöckeAnz. 120
KugelschreiberAnz. 150
FlipchartblätterAnz. 80
PräsentationskartenAnz. 120
WegweiserAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 130

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschalenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

WasserspenderAnz. 3
BrotkörbeAnz. 8
TablettsAnz. 10
TischnummernAnz. 14
ServierschalenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
KaffeefilterAnz. 3
TeekannenAnz. 6
Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Öffne das Anmeldeformular möglichst mehrere Wochen vorher, damit du Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Bedarf an Kinderbetreuung rechtzeitig auswerten kannst.
Reserviere Raum, Catering und Technik nicht erst nach den ersten Anmeldungen. Prüfe früh, ob Projektor, Leinwand, Laptops, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher am Veranstaltungsort verfügbar und kompatibel sind.
Plane die Raumaufteilung getrennt für Plenum und Arbeitsgruppen. Lege vorab fest, welche Klapptische, Stühle, Hocker und Flipcharts in jedem Gesprächsraum stehen und wer den Umbau übernimmt.
Sammle Präsentationen spätestens einige Tage vor der Konferenz und teste jede Datei am vorgesehenen Laptop. Drucke Gesprächsfragen, Teilnehmerliste und Namensschilder zusätzlich aus, damit der Ablauf nicht von WLAN oder einzelnen Geräten abhängt.
Besetze die Registrierung und die Gesprächsräume mit festen Freiwilligen. Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein und stelle Namensschilder, Teilnehmerliste sowie Hinweise zu Barrierefreiheit und Kinderbetreuung sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Stadtteilkonferenz planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Programm. Referierende, Genehmigungen, Einladungen, Catering und Technik brauchen oft mehrere Abstimmungen.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Stadtteilkonferenz öffnen?: Öffne die Anmeldung mindestens 4 Wochen vor der Veranstaltung. So bleiben dir meist 1 bis 2 Wochen, um Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Kinderbetreuung an den Dienstleister weiterzugeben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?: Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Registrierung, Buffet, Technik und Beschilderung ein. Für einen zusätzlichen Test von Präsentationen, Mikrofonen und Projektor solltest du weitere 30 Minuten reservieren.
Was muss man für die Registrierung einer Stadtteilkonferenz vorbereiten?: Lege Teilnehmerliste, Namensschilder und Schreibmaterial am Registrierungstisch bereit und teile mindestens 2 Personen für die erste Stunde ein. Stelle den Tisch 30 Minuten vor Beginn fertig auf, damit Nachmeldungen den Einlass nicht blockieren.

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