Checklist pour organiser une conférence de quartier

Une conférence de quartier réussie repose sur une préparation structurée, bien avant l’ouverture des portes. Commencez par fixer la date, le programme et la salle, puis coordonnez les intervenants, les inscriptions et les besoins des participants. Les dernières semaines servent à vérifier les présentations, le matériel technique, l’accueil et la répartition des bénévoles. Cette checklist rassemble 84 tâches et 71 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Contacter les intervenants
2 personnes
Fixer les animateurs
2 personnes
Publier le programme en ligne
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Installer les affiches de quartier
3 personnes
Envoyer le communiqué de presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recenser l’accessibilité
Recenser la garde d'enfants
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel technique
Élaborer le plan de table
2 personnes
Aménager les espaces de discussion
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer les questions de discussion
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Planifier les bénévoles
2 personnes
Partager les consignes de sécurité
Diffuser les informations de stationnement
Envoyer la confirmation finale des participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Indiquer les allergènes
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Soutenir les présentations
2 personnes
Surveiller le temps
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Préparer les tables de travail
4 personnes
Accompagner les participants vers les ateliers
6 personnes
Encadrer les groupes de travail
8 personnes
Recueillir les résultats du groupe de travail
3 personnes
Animer la clôture plénière
2 personnes
Informer les participants de la suite
2 personnes
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager le compte rendu avec les résultats
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Table de scène
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 10
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Chevaletsqté 8
Tableaux blancsqté 4
Cliqueur de présentationqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Bandes adhésivesqté 4

Papeterie

Supports de badges nominatifsqté 120
Cartes de badges nominatifsqté 130
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 150
Feuilles de paperboardqté 80
Cartes de présentationqté 120
Panneaux de directionqté 20
Brochures du programmeqté 130

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Carafes d’eauqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Corbeilles à painqté 8
Plateauxqté 10
Numéros de tableqté 14
Saladiers de serviceqté 12
Pains de glaceqté 20
Filtres à caféqté 3
Théièresqté 6
Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 8 semaines à l’avance : il faut ensuite contacter les intervenants, réserver la salle et vérifier les autorisations.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est publié, idéalement 4 à 6 semaines avant la conférence. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, l’accessibilité et la garde d’enfants.
Prévoyez un point technique 7 jours avant : testez le projecteur, l’écran, les ordinateurs, les câbles HDMI, les microphones et les haut-parleurs dans la salle prévue.
Préparez les badges nominatifs et la liste des participants la veille, puis installez une table d’inscription clairement visible à l’entrée. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Organisez les espaces de discussion et le plan de table avant l’arrivée des participants. Désignez les bénévoles par créneau d’au moins 2 heures pour couvrir l’accueil, la salle, le buffet et le rangement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de quartier ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour une conférence avec plusieurs intervenants, une salle, du catering et des inscriptions. Les 7 derniers jours doivent être réservés aux vérifications et à la coordination sur place.
Quand ouvrir les inscriptions pour une conférence de quartier ?: Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant la date, dès que le programme et le lieu sont confirmés. Fixez une date limite environ 5 jours avant l’événement pour transmettre le nombre de participants au catering.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet dans la salle 2 à 3 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, les microphones et la projection.
Combien de bénévoles prévoir pour une conférence de quartier ?: Pour environ 50 participants, prévoyez au minimum 4 bénévoles par créneau : deux à l’accueil, un dans la salle et un pour le buffet ou la logistique. Ajoutez une personne responsable de la coordination générale.

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