Boodschappenlijst voor een wijkconferentie

Voor een wijkconferentie heb je meer nodig dan stoelen en koffie. Deelnemers moeten zich kunnen registreren, sprekers verstaanbaar kunnen presenteren en in kleinere groepen kunnen overleggen. Regel daarom vooraf meubilair, servies, techniek en materialen voor de gespreksruimtes. Stem de aantallen af op het aantal aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen, toegankelijkheid en kinderopvang. Controleer vooral wie de apparatuur bedient en welke aansluitingen de presentaties gebruiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Podiumtafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Flip-oversaantal 8
Whiteboardsaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Kleefstripsaantal 4

Papierwaren

Naambadgehoudersaantal 120
Naambadgekaartenaantal 130
Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 150
Flip-overvellenaantal 80
Presentatiekaartenaantal 120
Pijlbordjesaantal 20
Programmafoldersaantal 130

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Melkkannenaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Waterdispensersaantal 3
Broodmandenaantal 8
Dienbladenaantal 10
Tafelnummersaantal 14
Serveerkommenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Koffiefiltersaantal 3
Theepottenaantal 6
Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Zwarte thee - 4 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Warme chocolademelk - 2 pakken
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ginger ale - 4 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bruisend water - 6 flessen
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Wittebrood - 6 broden
- Volkorenwraps - 8 pakken
- Roomboter - 4 pakken
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 kuipjes
- Jonge kaas - 3 kilo
- Oude kaas - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Runderrookvlees - 1 kilo
- Vegetarische spread - 8 kuipjes
- Jam - 4 potten
- Pindakaas - 3 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Rucola - 8 zakken
- Gemengde sla - 8 zakken
- Rode ui - 1 kilo
- Mais - 8 blikken
- Kikkererwten - 8 blikken
- Olijven - 6 potten
- Augurken - 4 potten
- Appels - 10 kilo
- Bananen - 8 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Mandarijnen - 6 kilo
- Aardbeien - 4 kilo
- Notenmix - 3 kilo
- Rozijnen - 2 kilo
- Naturelchips - 10 zakken
- Paprikachips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Zoute pretzels - 6 zakken
- Rijstwafels - 8 pakken
- Crackers - 10 pakken
- Koekjes - 12 pakken
- Mueslirepen - 120 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Yoghurtdressing - 3 flessen
- Balsamicodressing - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Knoflookpoeder - 1 pot
- Kruidenmix - 2 potten
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Papieren servetten - 12 pakken
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 5 rollen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 6 pakken
- Nitrilhandschoenen - 4 dozen
- Handzeep - 6 flessen
- Tissues - 12 dozen

Tips

Plan per deelnemer een stoel en reserveer extra stoelen voor sprekers, begeleiders en onverwachte bezoekers. Zet voor registratie een aparte tafel klaar, zodat de ontvangst niet tussen de gesprekken doorloopt.
Reken voor koffie en thee op minimaal 2 kopjes per deelnemer bij een ochtendprogramma en op 2 tot 3 glazen water per persoon. Zet thermoskannen en waterkokers klaar op plekken waar deelnemers niet in de rij voor de registratie staan.
Test projector, projectiescherm, laptops, HDMI-kabels en microfoons uiterlijk 60 minuten voor aanvang in de zaal. Neem minstens één passende aansluitkabel en een verlenghaspel mee; die ontbreken vaak pas wanneer de eerste spreker klaarstaat.
Maak per gespreksruimte een set met een flip-over, stiften en afgedrukte gespreksvragen. Leg de deelnemerslijst, naambadges en extra pennen minstens 30 minuten voor de ontvangst bij de registratietafel.
Zet buffettafels, serveerschalen, opscheplepels, borden en bestek klaar voordat de catering arriveert. Plaats afvalbakken naast het buffet en controleer vooraf of er een kledingrek en voldoende vrije ruimte zijn voor jassen en rolstoelen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een wijkconferentie?: Reserveer één stoel per aangemelde deelnemer en tel de stoelen voor sprekers, gespreksleiders en vrijwilligers erbij op. Neem daarnaast ongeveer 5 tot 10 procent extra stoelen mee voor late aanmeldingen of defect meubilair.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een wijkconferentie?: Reken bij een programma van 3 tot 4 uur op 3 kopjes koffie of thee per deelnemer. Voor een ochtendprogramma met ontvangst en pauze is 2 kopjes per persoon meestal het minimum; plan extra voor sprekers en vrijwilligers.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een wijkconferentie?: Zorg minimaal voor een projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, stekkerdozen en verlenghaspels. Test alles 60 minuten voor de start en controleer vooraf of de presentaties op de gebruikte laptop openen.
Wanneer moet ik naambadges en gespreksvragen printen?: Print de naambadges en gespreksvragen uiterlijk één werkdag voor de wijkconferentie. Houd op de dag zelf 30 minuten vrij om wijzigingen in de deelnemerslijst en extra badges te verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.