Was du für eine Stadtteilkonferenz brauchst

Bei einer Stadtteilkonferenz kommen Registrierung, Vorträge, Gesprächsräume und Verpflegung zusammen. Neben Tischen und Stühlen werden vor allem Namensschilder, Ausdrucke, Präsentationstechnik und ausreichend Geschirr schnell übersehen. Plane die Ausstattung nach Teilnehmerzahl und Raumaufteilung, nicht nur nach dem Bühnenprogramm. Diese Liste zeigt dir, was du einkaufen, reservieren oder zum Veranstaltungsort mitbringen solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 14
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
Podiumstisch
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
FlipchartsAnz. 8
WhiteboardsAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KlebestreifenAnz. 4

Papierwaren

NamensschildhalterAnz. 120
Namensbadge-KartenAnz. 130
NotizblöckeAnz. 120
KugelschreiberAnz. 150
FlipchartblätterAnz. 80
PräsentationskartenAnz. 120
WegweiserAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 130

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschalenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

WasserspenderAnz. 3
BrotkörbeAnz. 8
TablettsAnz. 10
TischnummernAnz. 14
ServierschalenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
KaffeefilterAnz. 3
TeekannenAnz. 6
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Heiße Schokolade - 2 Packungen
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 2 Kilo
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Sprudelwasser - 6 Flaschen
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Weißbrot - 6 Brote
- Vollkornwraps - 8 Packungen
- Butter - 4 Packungen
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Alter Käse - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Rauchfleisch vom Rind - 1 kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 8 Becher
- Marmelade - 4 Gläser
- Erdnussbutter - 3 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Rucola - 8 Beutel
- Gemischter Salat - 8 Beutel
- Rote Zwiebel - 1 Kilo
- Mais - 8 Dosen
- Kichererbsen - 8 Dosen
- Oliven - 6 Gläser
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Äpfel - 10 Kilo
- Bananen - 8 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Mandarinen - 6 Kilo
- Erdbeeren - 4 Kilo
- Nussmix - 3 Kilo
- Rosinen - 2 Kilo
- Naturelchips - 10 Tüten
- Paprikachips - 10 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salzige Brezeln - 6 Beutel
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Cracker - 10 Packungen
- Kekse - 12 Packungen
- Müsliriegel - 120 Stück
- Brownies - 120 Stück
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Joghurtdressing - 3 Flaschen
- Balsamicodressing - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Knoblauchpulver - 1 pot
- Kräutermischung - 2 Gläser
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Papierservietten - 12 Packungen
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 5 Rollen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Nitrilhandschuhe - 4 Kartons
- Handseife - 6 Flaschen
- Taschentücher - 12 Schachteln

Tipps

Plane pro Gesprächsraum mindestens einen Flipchart und ausreichend Papier ein. Lege die Gesprächsfragen spätestens am Vortag aus, damit die Moderation direkt starten kann.
Richte den Registrierungstisch mindestens 45 Minuten vor Beginn ein. Lege Teilnehmerliste, Namensschilder und Stifte getrennt bereit, statt alles in einer Kiste zu sammeln.
Rechne beim Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person für die erste Stunde und ergänze Wasser, Kaffee und Tee. Kühlboxen und Thermoskannen solltest du spätestens am Vortag bereitstellen.
Prüfe Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam mindestens 60 Minuten vor Einlass. Ein passendes Ersatzkabel wird häufig vergessen.
Stelle je nach Raumaufteilung mindestens einen Abfallbehälter am Buffet und einen am Ausgang auf. Kleiderständer, Hocker und zusätzliche Klapptische werden oft erst am Veranstaltungstag vermisst.

Häufige Fragen

Was brauche ich für die Registrierung bei einer Stadtteilkonferenz?: Plane einen Registrierungstisch, eine ausgedruckte Teilnehmerliste, Namensschilder und Stifte ein. Der Check-in sollte mindestens 45 Minuten vor Veranstaltungsbeginn aufgebaut sein.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Stadtteilkonferenz?: Rechne pro erwarteter Person mindestens einen Teller, eine Gabel, ein Messer, einen Löffel, ein Glas und eine Kaffeetasse ein. Bei mehreren Buffet- oder Getränkerunden solltest du etwa 20 Prozent Reserve einplanen.
Welche Technik muss ich für eine Stadtteilkonferenz reservieren?: Für Präsentationen brauchst du mindestens einen Projektor, eine Projektionsleinwand, einen Laptop und ein HDMI-Kabel. Prüfe die komplette Verbindung 60 Minuten vor dem Einlass; für größere Räume kommen Funkmikrofone, Lautsprecher und ein Mikrofonständer hinzu.
Wann sollte ich Catering und Veranstaltungstechnik bestellen?: Reserviere Catering und technisches Equipment möglichst zwei bis drei Wochen vor der Konferenz. Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Anforderungen an Barrierefreiheit solltest du spätestens sieben Tage vorher weitergeben.

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