Que prévoir pour une conférence de quartier ?

Une conférence de quartier demande plus que des chaises et un micro. Il faut prévoir l’accueil des participants, le café, le buffet, les supports de discussion et le matériel de présentation, sans oublier les rallonges et les multiprises. Cette liste vous aide à acheter ou à emprunter l’essentiel avant le jour J. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et ajoutez une marge pour les visiteurs de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Table de scène
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 10
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Chevaletsqté 8
Tableaux blancsqté 4
Cliqueur de présentationqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Bandes adhésivesqté 4

Papeterie

Supports de badges nominatifsqté 120
Cartes de badges nominatifsqté 130
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 150
Feuilles de paperboardqté 80
Cartes de présentationqté 120
Panneaux de directionqté 20
Brochures du programmeqté 130

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Carafes d’eauqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Corbeilles à painqté 8
Plateauxqté 10
Numéros de tableqté 14
Saladiers de serviceqté 12
Pains de glaceqté 20
Filtres à caféqté 3
Théièresqté 6
Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilos
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pains blancs - 6 pains
- Wraps complets - 8 paquets
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Viande de bœuf fumée - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 8 barquettes
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Roquette - 8 sacs
- Salade composée - 8 sacs
- Oignon rouge - 1 kilo
- Maïs - 8 boîtes
- Pois chiches - 8 boîtes
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Pommes - 10 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Mandarines - 6 kilo
- Fraises - 4 kilos
- Mélange de noix - 3 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Bretzels salés - 6 sacs
- Galettes de riz - 8 paquets
- Crackers - 10 paquets
- Biscuits - 12 paquets
- Barres de muesli - 120 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce au yaourt - 3 bouteilles
- Vinaigrette balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes en papier - 12 paquets
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 5 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Mouchoirs - 12 boîtes

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de places supplémentaires pour les arrivées sans inscription. Gardez quelques tabourets si certaines discussions se tiennent en petits groupes.
Pour le café et les boissons chaudes, comptez 2 tasses par personne pour une rencontre de deux à trois heures, ainsi qu’une machine à café ou une bouilloire pour 10 à 15 participants.
Préparez un badge nominatif pour chaque inscrit et imprimez 10 % de badges vierges en plus. Une table d’inscription placée à l’entrée évite que l’accueil bloque le passage.
Pour une présentation, prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran et au moins 2 câbles HDMI compatibles. Testez tout le branchement 60 minutes avant l’arrivée du public.
Comptez une multiprise et une rallonge par zone technique, avec 2 rallonges de secours. Les câbles qui traversent un passage doivent être fixés ou signalés pour éviter les chutes.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une conférence de quartier ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 50 inscrits, préparez donc 53 à 55 chaises, avec quelques places libres pour les intervenants.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour une conférence de quartier ?: Pour une rencontre de deux à trois heures, comptez 2 tasses par personne, 1 verre par personne et environ 1 assiette pour 1,5 personne si un buffet est prévu. Ajoutez 10 % pour compenser la casse et les échanges entre tables.
Quand tester le projecteur et les microphones ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’ouverture, avec les présentations définitives. Vérifiez l’image, le son, les câbles HDMI, les rallonges et chaque microphone sans fil.
Combien de badges nominatifs imprimer ?: Imprimez un badge pour chaque participant inscrit et prévoyez 10 % de badges vierges supplémentaires. Pour 80 inscrits, préparez 88 badges au total afin de couvrir les inscriptions tardives et les corrections de nom.

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