Checklist voor een wijdingsdienst en aansluitende receptie
Een wijdingsdienst met aansluitende receptie vraagt om twee planningen die op elkaar aansluiten. Eerst leg je de datum, locatie, voorganger, wijdeling en liturgie vast; daarna regel je gasten, muziek, catering en de inrichting. Let vooral op onderdelen die vaak pas op de dag zelf worden ontdekt: rolstoelplaatsen, ceremoniële kleding, microfoons, liturgische boeken en voldoende servies. Gebruik deze checklist om per termijn te werken en de overgang van kerk naar receptieruimte zonder vertraging te laten verlopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Voorganger en wijdeling bevestigen
Liturgisch programma opstellen
2 personen
Muzikale bijdragen vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering receptieruimte maken
Catering bestellen
2 personen
Dranken en servies regelen
Programma laten drukken
Welkomstbord laten maken
Zitplan en rolstoelplaatsen bepalen
2 personen
Ceremoniële kleding controleren
2 personen
Bijbel en liturgische boeken controleren
Muziekbestanden verzamelen
Spreekteksten afstemmen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse catering ophalen
2 personen
Kleding klaarleggen
Receptieruimte schoonmaken
3 personen
Stoelen in de kerk opstellen
4 personen
Tafels voor receptie opstellen
3 personen
Altaartafel en lessenaar plaatsen
2 personen
Kruis en Bijbel plaatsen
Kandelaars en kaarsen plaatsen
2 personen
Bloemstukken neerzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspelen testen
Programma's klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Event
Wijdeling ontvangen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Laatste zitplaatsen begeleiden
2 personen
Wijdingsdienst uitvoeren
6 personen
Muzikale bijdragen begeleiden
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Gasten naar receptie begeleiden
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetgerechten apart uitserveren
2 personen
Toast en toespraken begeleiden
2 personen
Gasten informeren over vertrek
Nazorg
Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Kerk en receptieruimte schoonmaken
4 personen
Liturgische materialen opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering retourneren
Kleding reinigen en opbergen
2 personen
Ongebruikte materialen opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Klaptafelsaantal 12
- Ontvangsttafel
- Kleedtafel
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Gebaksbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Tafelmessenaantal 120
- Tafellepelsaantal 120
- Taartvorkjesaantal 120
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 8
- Karaffenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Stoelhoezenaantal 20
- Bloemstukkenaantal 8
- Welkomstbord
- Menukaarthoudersaantal 12
- Naamkaartjeshoudersaantal 120
- Kruis
- Kandelaarsaantal 6
- Altaarkleed
- Lessenaar
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- USB-stickaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Taartmesaantal 2
- Etikettenaantal 120
- Keukenweegschalenaantal 2
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 4
- LED-lantaarnsaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf datum, kerk, voorganger en wijdeling vast. Plan daarna meteen de receptieruimte, zodat de reistijd en het begin van de ontvangst duidelijk zijn.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de gastenlijst 10 tot 14 dagen voor de dienst. Geef het definitieve aantal daarna door aan de cateraar en controleer ook kinderen, rolstoelgebruikers en speciale zitplaatsen.
- Plan 2 tot 3 weken vooraf een gezamenlijke doorloop van liturgie, muziek en spreekteksten. Controleer daarbij de Bijbel, liturgische boeken, muziekbestanden, draadloze microfoons, standaards en luidsprekers.
- Maak voor de receptie één aparte opstellijst met tafels, stoelen, ontvangsttafel, garderoberekken, tafelkleden en servies. Tel borden, kopjes, glazen en bestek voor het definitieve aantal gasten plus ongeveer 10 procent reserve.
- Leg kleding, programma's, welkomstbord en ceremoniebenodigdheden de avond ervoor klaar. Laat de kerk en receptieruimte op de dag zelf minstens 2 uur vóór aanvang opbouwen en wijs één persoon aan voor de laatste controle.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een wijdingsdienst en receptie organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorganger, wijdeling en receptieruimte. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locaties voldoende vaststaan en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de dienst.
- Hoeveel drank reken je voor een receptie na een wijdingsdienst?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een receptie van 2 uur komt dat neer op ongeveer 4 tot 5 drankjes per gast, verdeeld over water, koffie, frisdrank en eventuele wijn.
- Wanneer moet de liturgie voor een wijdingsdienst klaar zijn?
- Zorg dat het liturgisch programma 3 tot 4 weken vooraf inhoudelijk is afgestemd met voorganger, wijdeling en muzikanten. Laat de definitieve programma's uiterlijk 7 tot 10 dagen voor de dienst drukken.
- Hoeveel extra servies heb je nodig voor een receptie?
- Bestel of reserveer per soort servies ongeveer 10 procent extra boven het definitieve aantal gasten. Bij 80 gasten betekent dat bijvoorbeeld 88 dinerborden, gebaksborden, koffiekopjes en glazen, afhankelijk van het gekozen menu.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!