Checklist pour organiser une cérémonie de consécration et la réception

Une cérémonie de consécration demande de coordonner le déroulement liturgique, les intervenants et la réception qui suit. Commencez par fixer la date et le lieu, puis confirmez le célébrant, la personne consacrée et le programme. Les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être suivis assez tôt pour ajuster la salle et le traiteur. Cette checklist vous aide ensuite à préparer les vêtements, les livres liturgiques, la musique, les tables et le matériel avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer le célébrant et la personne consacrée
Établir le programme liturgique
2 personnes
Enregistrer les prestations musicales
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire la réservation de la salle de réception
Commander le catering
2 personnes
Prévoir les boissons et la vaisselle
Faire imprimer le programme
Faire réaliser un panneau de bienvenue
Déterminer le plan de salle et les places pour fauteuils roulants
2 personnes
Vérifier les vêtements cérémoniels
2 personnes
Vérifier la Bible et les livres liturgiques
Rassembler les fichiers musicaux
Coordonner les interventions
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Préparer les vêtements
Nettoyer la salle de réception
3 personnes
Installer les chaises dans l’église
4 personnes
Installer les tables pour la réception
3 personnes
Installer la table d'autel et le pupitre
2 personnes
Installer la croix et la Bible
Installer des chandeliers et des bougies
2 personnes
Installer les compositions florales
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la diffusion de musique
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Recevoir Wijdeling
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Accompagner les derniers arrivants aux places
2 personnes
Célébrer le service de consécration
6 personnes
Animer les interventions musicales
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Guider les invités vers la réception
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir séparément les plats diététiques
2 personnes
Animer le toast et les discours
2 personnes
Informer les invités du départ

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Nettoyer l’église et la salle de réception
4 personnes
Ranger le matériel liturgique
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le catering restant
Nettoyer et ranger les vêtements
2 personnes
Ranger le matériel inutilisé
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Table de maquillage
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Couteaux de tableqté 120
Cuillères de tableqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 20
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Porte-menusqté 12
Porte-nomsqté 120
Croix
Chandeliersqté 6
Nappe d’autel
Lutrin

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Clé USBqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Couteau à gâteauqté 2
Étiquettesqté 120
Balances de cuisineqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lanternes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis confirmez rapidement le célébrant et la personne consacrée afin de construire un programme liturgique réaliste.
Demandez les réponses et les besoins alimentaires avec une date limite claire, idéalement 2 à 3 semaines avant la réception. Utilisez ces chiffres pour confirmer le traiteur et le plan de salle.
Prévoyez les places accessibles aux fauteuils roulants dès le plan de salle, et gardez des passages libres d’au moins 90 cm entre les tables et les rangées de chaises.
Vérifiez une semaine avant la cérémonie les vêtements, la Bible, les livres liturgiques et les fichiers musicaux. Le jour précédent, préparez les tenues et testez les microphones, les pieds et les haut-parleurs.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures : les chaises et la table d’autel dans l’église, puis les tables, la vaisselle, les nappes et le panneau d’accueil dans la salle de réception.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une cérémonie de consécration ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant la réception pour connaître le nombre de convives et leurs besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la réception ?: Prévoyez au minimum 2 heures, davantage si les tables, les chaises et la vaisselle doivent être apportées sur place. Faites arriver le traiteur frais juste avant le début du service, selon son délai de conservation.
Que faut-il vérifier la semaine avant la consécration ?: Contrôlez le programme imprimé, les vêtements cérémoniels, la Bible, les livres liturgiques et les fichiers musicaux 5 à 7 jours avant. Confirmez aussi les interventions et le matériel audio au plus tard la veille.
Comment organiser les places pour les fauteuils roulants ?: Prévoyez les emplacements dès le plan de salle et laissez environ 90 cm de passage dégagé. Gardez les places accessibles proches d’un chemin sans marches et évitez de les utiliser pour poser des chaises supplémentaires.

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