Checkliste für Weihnachtsgottesdienst und Empfang

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige leitende Person, Taufkandidaten, Redebeiträge und musikalische Beiträge spätestens zwei Wochen vorher. So lassen sich Programm, Musikdateien und Ansagen rechtzeitig zusammenführen.
• Erfasse bei der Anmeldung nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche und Rollstuhlplätze. Schließe die Gästeliste etwa eine Woche vor dem Empfang, damit Catering, Sitzplan und Geschirr angepasst werden können.
• Plane den Empfang nicht erst nach dem Gottesdienst. Reserviere den Raum frühzeitig und lege vorab fest, wo Empfangstisch, Klapptische, Stühle, Garderobe und das Willkommensschild stehen.
• Prüfe drei bis fünf Tage vorher Zeremonienkleidung, Bibel, liturgische Bücher, Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und Musikdateien. Eine kurze Tonprobe am Veranstaltungstag verhindert, dass Redebeiträge oder Musik nur schwer zu verstehen sind.
• Teile den Aufbau in zwei Zeitfenster: Kirche zuerst mit Stühlen, Altartisch und Lesepult; danach den Empfang mit gedeckten Tischen, Getränken und frischem Catering. Stelle Geschirr, Karaffen und Servierbesteck bereits vor Beginn vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsgottesdienst mit Empfang organisieren?

Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, leitender Person und Raumreservierung. Einladungen sollten etwa vier Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen und Catering planbar bleiben.

Wann muss das Catering für den Weihnachtsempfang bestellt werden?

Bestelle das Catering ungefähr zwei bis drei Wochen vorher und bestätige die endgültige Personenzahl etwa sieben Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche solltest du zusammen mit der Anmeldung erfassen und gesammelt weitergeben.

Wie viele Plätze und wie viel Geschirr braucht man beim Empfang?

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz sowie mindestens einen Teller, eine Tasse, ein Wasserglas und das benötigte Besteck ein. Für zerbrechliches Geschirr sind fünf bis zehn Prozent Reserve sinnvoll, besonders bei Kaffee- und Kuchengeschirr.

Was muss am Tag des Weihnachtsgottesdienstes zuerst erledigt werden?

Richte zuerst Kirche, Altartisch und Lesepult ein und prüfe anschließend Mikrofone, Lautsprecher und Musik. Der Empfangsbereich sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn des Gottesdienstes sauber, bestuhlt und mit Getränken sowie Geschirr vorbereitet sein.

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