Checklist wielerwedstrijd organiseren

Een wielerwedstrijd organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst format, parcours en vergunningen, daarna inschrijvingen, veiligheid en uitvoering. In dit plan staan 68 taken en 65 benodigdheden, van verkeersmaatregelen en medische ondersteuning tot startnummers, portofoons en reservebinnenbanden. Begin ruim voor de wedstrijddag met het parcours en de reserveringen. In de laatste week draait het om controle: startlijst, verkeersposten, weersverwachting, materialen en de technische werking van tijdwaarneming.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Parcours uitzetten
4 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Jury en tijdwaarneming reserveren
2 personen
Medische ondersteuning reserveren
Verzekering controleren
Vrijwilligers werven
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Vergunningen controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Parcoursinspectie uitvoeren
4 personen
Startlijst opstellen
2 personen
Routekaart verspreiden
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Startnummers sorteren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen klaarzetten
4 personen
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
Parcours opnieuw inspecteren
4 personen
Verkeersborden plaatsen
6 personen
Hekken langs parcours plaatsen
6 personen
Start- en finishzone opbouwen
6 personen
Inschrijftafel opbouwen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluid en stroom testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen

Event

Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Licenties controleren
2 personen
Renners naar start begeleiden
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
Startschot geven
2 personen
Wedstrijdverloop registreren
3 personen
Renners en publiek begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
Renners opvangen
4 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Bedankwoord uitspreken

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
Verkeersborden ophalen
4 personen
Hekken afbouwen
6 personen
Podium en geluidsset afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Podiumdelenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Nummerhoudersaantal 150
Pionnenaantal 40
Afzethekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Koerslintaantal 12
Finishboog
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Bidonkrattenaantal 8
Podiumbekersaantal 3

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Tijdwaarnemingsset
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
portofoonsaantal 12
Mobiele opladersaantal 8
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele stroomaggregatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kurkentrekkeraantal 2

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Sponsorbanierenaantal 10
Richtingspijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheidsvestenaantal 20
Zaklampenaantal 12
Brandblussersaantal 2

Promotie

Prijzenaantal 15
Medaillelintenaantal 15
Certificatenaantal 150
Pennensetsaantal 20
Clipboardsetsaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de categorieën vast voordat je inschrijvingen opent. Zo weet je hoeveel startnummers, tijdwaarnemingscapaciteit en verkeersposten je nodig hebt.
Regel vergunningen, verkeersmaatregelen en verzekering vroeg in het traject. Controleer uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd of alle documenten compleet zijn en of het parcours nog uitvoerbaar is.
Plan de parcoursinspectie niet pas op de wedstrijddag. Controleer vooraf de start- en finishlocatie, afzethekken, pionnen, verkeerskegels en koerslint, en wijs per verkeerspost een vrijwilliger aan.
Test tijdwaarnemingsset, stopwatches, laptop, tablets en portofoons samen voordat de deelnemers arriveren. Leg mobiele opladers, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar op één centrale plek.
Maak een aparte wedstrijddagindeling voor startnummers, materiaaluitgifte, medische ondersteuning en de finish. Reserveer daarnaast fietspompen, reservebinnenbanden en gereedschapssets voor pech die vlak voor de start ontstaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met het wedstrijdformat, parcours, reserveringen en vergunningen. Open de inschrijving pas nadat de belangrijkste veiligheids- en locatievoorwaarden zijn gecontroleerd.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een wielerwedstrijd?: Dat hangt af van het parcours en de gemeente, maar controleer in elk geval de wedstrijdvergunning, verkeersmaatregelen en eventuele toestemming voor gebruik van start- en finishlocatie. Dien aanvragen zo vroeg mogelijk in, omdat behandeling meerdere weken kan duren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielerwedstrijd?: Het aantal hangt vooral af van de route en het aantal kruisingen. Plan minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en daarnaast aparte mensen voor inschrijving, start, finish, materiaal en tijdwaarneming; maak de indeling uiterlijk een week vooraf.
Wat moet ik klaarzetten op de wedstrijddag?: Zet onder meer startnummers, nummerhouders, afzetmateriaal, koerslint, tijdwaarneming, portofoons, fietsgereedschap en bidonkratten klaar. Controleer alles de avond ervoor en leg reserveonderdelen en opladers op een vaste, bereikbare plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.