Organiser une course cycliste : la checklist complète

Une course cycliste demande une coordination précise entre le parcours, la sécurité et le chronométrage. Commence par fixer le format et les catégories, puis réserve le départ, l’arrivée, le jury et l’assistance médicale. Les autorisations de circulation et l’assurance doivent être vérifiées avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist t’aide ensuite à organiser les bénévoles, les postes de circulation, les dossards, le ravitaillement et le matériel jusqu’au jour de l’épreuve.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
3 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Mettre en place le parcours
4 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Réserver le jury et le chronométrage
2 personnes
Réserver un soutien médical
Vérifier l’assurance
Recruter des bénévoles
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Vérifier les autorisations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Effectuer l’inspection du parcours
4 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Trier les dossards
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel
4 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
Réinspecter le parcours
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
6 personnes
Installer des barrières le long du parcours
6 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer la table d’inscription
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le son et l’alimentation électrique
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes

Événement

Distribuer les dossards
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier les licences
2 personnes
Accompagner les coureurs au départ
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Enregistrer le déroulement du match
3 personnes
Accompagner les coureurs et le public
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
4 personnes
Accueillir les coureurs
4 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
Récupérer les panneaux de signalisation
4 personnes
Démonter les barrières
6 personnes
Démonter la scène et la sonorisation
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8
Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-numérosqté 150
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 80
Cônes de signalisationqté 40
Ruban d’arrivéeqté 12
Arche d'arrivée
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Kits d’outils pour véloqté 3
Caisses de bidonsqté 8
Coupes du podiumqté 3

Équipement

Chronomètresqté 6
Kit de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Groupes électrogènes mobilesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonqté 2

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Bannières de sponsorqté 10
Flèches directionnellesqté 30
Panneaux d'informationqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 12
Extincteursqté 2

Promotion

Prixqté 15
Rubans de médailleqté 15
Certificatsqté 150
Sets de stylosqté 20
Kits de clipboardqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation de circulation et vérifie l’assurance dès que le parcours est défini : les délais administratifs peuvent dépasser plusieurs semaines.
Prévois une inspection complète du parcours avant l’épreuve, puis attribue chaque poste de circulation à un bénévole avec un moyen de communication, comme un talkie-walkie.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les demandes particulières, confirmer les participants et établir une liste de départ sans modifier les dossards au dernier moment.
Trie les dossards par catégorie ou ordre de départ au moins la veille. Regroupe aussi les porte-dossards, les cônes, le ruban de course et les barrières par zone d’utilisation.
Teste le chronométrage, les ordinateurs, les tablettes, les rallonges et l’alimentation électrique avant l’arrivée des coureurs. Garde des chargeurs mobiles et un système de secours à portée de main.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course cycliste ?: Ouvre-les après avoir fixé le format, les catégories, le parcours et les principales autorisations. Prévois idéalement 4 à 8 semaines avant la course pour traiter les inscriptions et établir la liste de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course cycliste ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais chaque poste de circulation doit être couvert séparément. Établis la répartition au moins 7 jours avant l’épreuve et prévois quelques remplaçants pour les absences.
Quand vérifier la météo avant une course cycliste ?: Consulte les prévisions une première fois 3 jours avant, puis de nouveau la veille et le matin de la course. Cette vérification permet d’adapter l’hydratation, les abris et l’organisation des bénévoles.
Quel matériel prévoir pour les problèmes mécaniques ?: Prévois plusieurs pompes à vélo, des chambres à air de rechange et au moins une trousse à outils par point d’assistance. Vérifie ce matériel la veille et place-le avant le départ, pas au dernier moment.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.