Wielerwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een wielerwedstrijd organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het definitieve parcours en de vergunning. Daarna regel je verkeersregelaars, jury, tijdwaarneming, EHBO en communicatie met omwonenden. In de laatste weken verwerk je inschrijvingen, deel je vrijwilligers in en controleer je routeborden, dranghekken en portofoons. Op de wedstrijddag zelf draait alles om een korte briefing, duidelijke posten en een laatste controle van startnummers, finish en materiaal. Deze checklist bundelt alle 71 taken en 58 spullen in een logische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcours definitief vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Verkeersregelaars reserveren
Jury en tijdwaarneming regelen
2 personen
EHBO-bezetting regelen
Deelnemersinschrijving openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Omwonenden informeren
2 personen
Verkeersplan verspreiden
Startnummers ontwerpen
Routekaarten ontwerpen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Dranghekken reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Prijzengeld voorbereiden
Medewerkersbriefing maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Dranghekken plaatsen
6 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeerskegels plaatsen
4 personen
Afzetlint aanbrengen
3 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Communicatiemiddelen testen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen controleren
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
EHBO-post bemannen
2 personen
Omroep verzorgen
Startprocedure uitvoeren
3 personen
Ronde- en doorkomsttijden noteren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finishprocedure begeleiden
4 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Verkeersposten afbouwen
6 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Dranghekken verzamelen
6 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbouwen
4 personen
Start- en finishboog afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren en opslaan
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Nummerhoudersaantal 120
Reservefietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 2
Reservebidonsaantal 20
Finishlint
Medaillesaantal 12
Bekers voor winnaarsaantal 3

Veiligheid

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintrollenaantal 12
Routepijlenaantal 30
Waarschuwingsbordenaantal 12
Stopbordenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Nitrilhandschoenenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Inschrijftafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafoon
Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Dorpsvlaggenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Handdoekenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours eerst definitief vast en vraag daarna de vergunning aan. Controleer ook direct de verzekering, verkeersmaatregelen en de bezetting van verkeersregelaars; wijzigingen in de route kunnen meerdere aanvragen opnieuw nodig maken.
Plan de veiligheidsbezetting per post in plaats van alleen een totaal aantal vrijwilligers te noteren. Geef verkeersregelaars, EHBO en jury een eigen briefing met post, aanvangstijd, portofoon of ander communicatiemiddel en een plan voor uitval.
Open de deelnemersinschrijving zodra parcours en wedstrijdinformatie vaststaan. Verzamel dieetwensen niet pas bij de start: zet een sluitingsdatum en gebruik de aanmeldingen daarna voor startnummers, routekaarten en de indeling van vrijwilligers.
Maak routeborden, routepijlen, stopborden, verkeerskegels en afzetlint per kilometerpunt of kruising klaar. Leg ze uiterlijk de dag vóór de wedstrijd in laadvolgorde; zo zoek je op de wedstrijddag niet tussen dranghekken en EHBO-koffers.
Controleer de weersverwachting 24 uur vóór de start en nogmaals op de wedstrijdochtend. Vul koelboxen, controleer reservebinnenbanden en fietspompen, laad portofoons en leg medailles, bekers en prijzengeld apart bij de finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met het parcours, de vergunning en de verzekering. Reserveer verkeersregelaars, jury, EHBO en dranghekken zodra de wedstrijddatum en route voorlopig vaststaan.
Wanneer moet ik een vergunning voor een wielerwedstrijd aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra het parcours definitief is, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vóór de wedstrijd. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale indieningsvoorwaarden voordat je deelnemers uitnodigt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielerwedstrijd?: Tel per bemande kruising of routepost minimaal één vrijwilliger, en plan daarnaast aparte mensen voor inschrijving, start, finish, jury, EHBO en materiaal. Maak minstens 10% reserve voor ziekte of een onverwachte extra post.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor de wielerwedstrijd controleren?: Controleer het weer 24 uur vóór de start en opnieuw op de wedstrijdochtend. Gebruik die momenten om kleding, drinkvoorziening, partytenten, koelboxen en de inzet van vrijwilligers aan de omstandigheden aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.