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Organiser une course cycliste : la checklist complète

Une course cycliste demande plus que la préparation du parcours et de la ligne d’arrivée. Il faut coordonner les autorisations, la sécurité routière, les inscriptions, le chronométrage, les secours et les bénévoles. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, depuis le tracé définitif jusqu’au briefing et au contrôle du matériel. Elle aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard, comme l’information des riverains, les dossards, les panneaux de parcours ou les équipements de dépannage.

Utiliser ce plan

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer définitivement le parcours

    2 personnes

  • Demander une autorisation

  • Vérifier l’assurance

  • Réserver des agents de circulation

  • Organiser le jury et le chronométrage

    2 personnes

  • Organiser le personnel de premiers secours

  • Ouvrir les inscriptions des participants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Informer les riverains

    2 personnes

  • Distribuer le plan de circulation

  • Concevoir les dossards

  • Concevoir les cartes d'orientation

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Réserver des barrières de sécurité

  • Réserver des tables et des chaises

  • Prévoir les gains

  • Préparer le briefing des collaborateurs

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Imprimer les dossards

    2 personnes

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    3 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer l’arche de départ et d’arrivée

    4 personnes

  • Installer des barrières de sécurité

    6 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    4 personnes

  • Installer des cônes de signalisation

    4 personnes

  • Poser le ruban de balisage

    3 personnes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Tester le chronométrage

    2 personnes

  • Tester les moyens de communication

    3 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    4 personnes

  • Distribuer les dossards

    3 personnes

  • Vérifier les vélos

    2 personnes

  • Accueillir le public

    3 personnes

  • Tenir les postes de circulation

    12 personnes

  • Assurer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Gérer les annonces

  • Exécuter la procédure de départ

    3 personnes

  • Noter les temps des manches et des passages

    3 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Superviser la procédure d’arrivée

    4 personnes

  • Vérifier les résultats

    3 personnes

  • Remettre les prix

    3 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Démonter les postes de circulation

    6 personnes

  • Retirer les panneaux de signalisation

    4 personnes

  • Rassembler les barrières de sécurité

    6 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de réception

    4 personnes

  • Démonter l'arche de départ et d'arrivée

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Contrôler et stocker le matériel

    3 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Publier les résultats

  • Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

  • Numéros de départqté 120
  • Porte-numérosqté 120
  • Pompes à vélo de rechangeqté 4
  • Chambres à air de rechangeqté 20
  • Kits d’outils pour véloqté 2
  • Bidons de rechangeqté 20
  • Ruban d'arrivée
  • Médaillesqté 12
  • Trophées pour les gagnantsqté 3

Sécurité

  • Barrières de fouleqté 80
  • Cônes de signalisationqté 40
  • Rouleaux de ruban de balisageqté 12
  • Flèches de directionqté 30
  • Panneaux d'avertissementqté 12
  • Panneaux STOPqté 8
  • Gilets de sécuritéqté 20
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Couvertures de survieqté 10
  • Gants en nitrileqté 4
  • Lampes de pocheqté 6

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables hautesqté 8
  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 40
  • Tables d’inscriptionqté 2
  • Poubellesqté 8

Équipement

  • Chronomètresqté 6
  • Talkies-walkiesqté 12
  • Mégaphone
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Imprimante
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Chargeurs de téléphone portableqté 6

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 4
  • Lampes LEDqté 6

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Drapeaux du villageqté 12
  • Tentures de scèneqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 60
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Cuillères de serviceqté 6
  • Pincesqté 6
  • Serviettesqté 12

Nettoyage

  • Balaisqté 4
  • Pinces à déchetsqté 4
  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : les autorisations, le plan de circulation, les panneaux et l’information des riverains en dépendent. Prévoyez aussi une vérification finale du tracé au plus tard la veille.
  • Réservez les signaleurs, les barrières et les cônes plusieurs semaines à l’avance. Le jour de la course, chaque poste doit connaître son emplacement, son horaire et le moyen de joindre la coordination par talkie-walkie.
  • Préparez les dossards, porte-dossards et feuilles d’inscription avant la dernière semaine. Gardez une petite réserve de numéros vierges pour les changements ou inscriptions tardives.
  • Ne limitez pas le matériel de dépannage aux vélos : prévoyez aussi des bidons de rechange, des pompes, des chambres à air et des trousses à outils. Regroupez-le à des points connus des bénévoles et contrôlez son contenu la veille.
  • Faites un briefing écrit des équipes et vérifiez la météo la veille, puis le matin même. Remplissez les glacières, installez les tables d’inscription et testez chronomètres, ordinateurs, mégaphone et radios avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour une course cycliste ?
Déposez la demande dès que le parcours est stabilisé, idéalement plusieurs mois avant la date prévue. Les délais varient selon l’organisme compétent, et les modifications tardives peuvent nécessiter une nouvelle validation du plan de circulation.
Combien de signaleurs faut-il pour une course cycliste ?
Prévoyez au minimum une personne par point où les coureurs doivent être guidés ou où la circulation doit être arrêtée. Faites le comptage à partir du parcours définitif, puis ajoutez 10 à 15 % de remplaçants pour couvrir les absences.
Quand ouvrir les inscriptions d’une course cycliste ?
Ouvrez-les après validation du parcours, des catégories et des conditions de participation, généralement 6 à 10 semaines avant la course. Fixez une date limite de collecte des allergies et régimes alimentaires au moins 7 jours avant l’événement.
Que préparer la veille d’une course cycliste ?
La veille, contrôlez les barrières, panneaux, flèches, dossards, radios, trousses de secours et matériel de dépannage. Préparez également les tables, les chaises, les glacières et les enveloppes par équipe afin de réduire l’installation du matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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Gratuit pour commencer — sans carte bancaire.