Checklist voor een goed georganiseerde wielertoertocht

Een wielertoertocht organiseren begint niet bij de startlijn, maar bij de route, vergunningen en verkeersveiligheid. Leg eerst datum, start- en finishlocatie en route vast; daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal. In de laatste week controleer je het weer, inspecteer je de route opnieuw en maak je startpakketten klaar. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van routeborden en fietsenrekken tot portofoons, fietsreparatie en drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Route op gevaarlijke punten controleren
2 personen
Routekaart maken
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Routebeschrijving verspreiden
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Reservering verkeersbegeleiders maken
Reservering fietsenstalling maken
Weersverwachting controleren
Route opnieuw inspecteren
2 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Polsbandjes en startnummers klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Gereedschap en reserveonderdelen klaarleggen
2 personen
EHBO-materialen controleren
Portofoons opladen
Kassa en betaalmiddelen klaarleggen
2 personen
Startboog en vlaggen klaarzetten
2 personen
Start- en finishterrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijving inrichten
3 personen
Fietsenstalling inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Bevoorradingspost inrichten
3 personen

Event

Verkeersposten bemannen
6 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Inschrijving openen
3 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
Startschot verzorgen
2 personen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Route en kruispunten bewaken
8 personen
Bevoorrading uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes en fruit serveren
4 personen
Finishers registreren
3 personen
Fietsenstalling bewaken
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Pechgevallen registreren
2 personen
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
Verkeersposten afmelden
2 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Finishmuziek verzorgen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Laatste bevoorrading opruimen
3 personen
Finish afsluiten
3 personen

Nazorg

Restanten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Route op achtergebleven materiaal controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers informeren over uitslagen
Foto's en routegegevens archiveren
Facturen en bonnetjes ordenen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 12
Afzethekkenaantal 20

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 40
Pionnenaantal 30
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Kabelbindersaantal 200
Reflecterende hesjesaantal 20
Fietshelmenaantal 6
Thermodekensaantal 10

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Jerrycansaantal 6

Catering

Koelboxen voor routepostaantal 4
Koffiekannenaantal 4
Buffetbakkenaantal 8
Schenkdispensersaantal 4
Kassa
Contantgeldkist
Menubordenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Startboog
Vlaggenaantal 12
Spandoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Routekaartenaantal 120

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Verkeerskegelsaantal 20
Zaklampenaantal 8
Veiligheidsspeldenaantal 300

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Tips

Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vóór de tocht aan. Plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding, omdat routecontroles en verkeersbegeleiding extra afstemming kunnen vragen.
Inspecteer de route twee keer: eerst bij het vastleggen van het parcours en opnieuw in de laatste week. Controleer vooral kruisingen, gevaarlijke punten, bewegwijzering en plekken waar pionnen of afzethekken nodig zijn.
Maak startgroepen op basis van de deelnemerslijst en communiceer de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Leg startnummers, polsbandjes en startpakketten per groep klaar, zodat de registratie niet ophoopt.
Plan vrijwilligers per taak en locatie, niet alleen per tijdstip. Zet verkeersbegeleiders, routeposten en de finish apart in het rooster en geef elke post een portofoon of ander duidelijk communicatiemiddel.
Regel pechhulp vóór de start en verdeel fietspompen, bandenlichters, reservebinnenbanden en gereedschapssets over vaste posten. Neem ook thermodekens mee; die worden vaak vergeten totdat iemand na een val of omslag snel warmte nodig heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielertoertocht organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel datum, route, locaties en vergunningen eerst; plan inschrijving en vrijwilligers daarna en reserveer de laatste 2 weken voor controles en voorbereiding.
Welke vergunning heb ik nodig voor een wielertoertocht?: Dat hangt af van route, gemeente en verwachte deelnemersaantal. Neem minimaal 8 tot 12 weken vóór de tocht contact op met de betrokken gemeente en vraag ook verkeersmaatregelen aan als je kruisingen of openbare wegen begeleidt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielertoertocht?: Tel per routepost, verkeerspunt, inschrijving, start, finish en pechhulp minimaal 1 vrijwilliger. Maak daarna een rooster met een reserve van ongeveer 10 tot 15 procent, zodat uitval op de dag zelf geen open plekken veroorzaakt.
Wat moet ik de laatste week voor een wielertoertocht controleren?: Controleer het weer, inspecteer de route opnieuw en sorteer alle routeborden, pijlen en pionnen. Leg daarnaast startnummers, polsbandjes en startpakketten klaar en test portofoons, luidsprekers, microfoon en oplaadstations uiterlijk 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.