Radsport-Ausfahrt organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Radsport-Ausfahrt steht und fällt mit einer klaren Route, verlässlichen Helfern und einem sicheren Start- und Zielbereich. Kläre Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen frühzeitig, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen zählen die Details: Wetter prüfen, Strecke erneut abfahren, Startgruppen einteilen und Starterpakete vorbereiten. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Ausgabe von Getränken und Snacks am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Genehmigungen beantragen
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Route an Gefahrenstellen kontrollieren
2 Personen
Routenkarte erstellen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Wegbeschreibung verteilen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
Verkehrshelfer reservieren
Reservierung für den Fahrradabstellplatz machen
Wettervorhersage prüfen
Route erneut inspizieren
2 Personen
Wegweiser sortieren
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Armbänder und Startnummern bereitlegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Werkzeug und Ersatzteile bereitlegen
2 Personen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Funkgeräte aufladen
Kasse und Zahlungsmittel bereitlegen
2 Personen
Startbogen und Fahnen aufstellen
2 Personen
Start- und Zielbereich absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldung einrichten
3 Personen
Fahrradständer einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Versorgungsstation einrichten
3 Personen

Event

Verkehrsposten besetzen
6 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Anmeldung öffnen
3 Personen
Startpakete verteilen
3 Personen
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
Startschuss geben
2 Personen
Startgruppen begleiten
4 Personen
Route und Kreuzungen absichern
8 Personen
Verpflegung verteilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks und Obst servieren
4 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Fahrradständer bewachen
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Pannen erfassen
2 Personen
Fahrradreparaturen durchführen
2 Personen
Verkehrsposten abmelden
2 Personen
Wegweiser abholen
4 Personen
Zielmusik bereitstellen
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
Letzte Vorräte aufräumen
3 Personen
Zielbereich abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Restbestände verpacken
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Route auf liegengebliebenes Material kontrollieren
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren
Fotos und Streckendaten archivieren
Rechnungen und Quittungen sortieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 4
FahrradständerAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 40
KegelAnz. 30
StartnummernAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
FahrradpumpenAnz. 4
ReifenheberAnz. 8
ErsatzschläucheAnz. 20
FahrradreparatursetsAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
WarnwestenAnz. 20
FahrradhelmeAnz. 6
ThermodeckenAnz. 10

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KanisterAnz. 6

Catering

Kühlboxen für die Route-StationAnz. 4
KaffeekannenAnz. 4
BuffetbehälterAnz. 8
AusschankspenderAnz. 4
Kasse
Bargeldkasse
MenükartenAnz. 6
Einkäufe

Dekoration

Startbogen
FahnenAnz. 12
BannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
RoutenpläneAnz. 120

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
VerkehrskegelAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8
SicherheitsnadelnAnz. 300

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Tipps

Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen früh, bevor Route und Einladungen endgültig feststehen. Prüfe außerdem Gefahrenstellen vor der Veröffentlichung und ein zweites Mal kurz vor der Ausfahrt.
Lege die Anmeldefrist so, dass du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Startgruppen noch rechtzeitig bearbeiten kannst. Teile den Freiwilligenplan spätestens einige Tage vorher mit allen Helfern.
Plane für den Startbereich getrennte Zonen für Anmeldung, Fahrradabstellung und Ausgabe der Starterpakete. Fahrradständer, Absperrgitter und Wegweiser sollten bereits vor dem ersten Teilnehmer stehen.
Kontrolliere nicht nur Fahrräder, sondern auch die Streckenhilfe: Pumpen, Reifenheber, Ersatzschläuche und Reparatursets gehören an einen klar festgelegten Einsatzort. Funkgeräte und Warnwesten müssen den Verkehrshelfern vor Beginn zugeteilt werden.
Kühle die Getränke rechtzeitig und stelle Snacks nach Zielgruppen und Ernährungswünschen bereit. Prüfe am Vorabend die Wettervorhersage und entscheide, ob Zelte, Thermodecken oder zusätzliche Beleuchtung benötigt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Radsport-Ausfahrt anmelden?: Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Datum, Route sowie Start- und Zielort feststehen. Plane danach mindestens 1 bis 2 Wochen für Anmeldungen, Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Startgruppen ein.
Wann sollte die Route einer Radsport-Ausfahrt kontrolliert werden?: Kontrolliere die Strecke bei der Planung an allen Gefahrenstellen und inspiziere sie erneut wenige Tage vor dem Termin. So erkennst du Baustellen, beschädigte Fahrbahnen oder fehlende Wegweiser noch rechtzeitig.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Radsport-Ausfahrt?: Das hängt von Teilnehmerzahl, Strecke und Zahl der Kreuzungen ab. Teile die Helfer mindestens 3 bis 7 Tage vorher festen Aufgaben zu und reserviere Verkehrshelfer für jede Stelle, an der der Verkehr geregelt werden muss.
Was muss am Tag vor einer Radsport-Ausfahrt bereitliegen?: Sortiere Wegweiser, Startnummern, Armbänder und Starterpakete, lade Funkgeräte und stelle Reparaturmaterial zusammen. Getränke sollten spätestens am Vorabend kaltgestellt und die Wettervorhersage nochmals geprüft werden.

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