Checklist pour organiser une randonnée cycliste

Une randonnée cycliste se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions, la sécurité et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier l’itinéraire, répartir les groupes et préparer les départs. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme le stationnement des vélos, les réparations et les besoins alimentaires. Cette checklist rassemble 74 tâches et 66 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au jour du départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander les autorisations
Demander des mesures de circulation
Contrôler le parcours aux points dangereux
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Diffuser l’itinéraire
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Faire la réservation des agents de circulation
Faire une réservation pour le parking à vélos
Vérifier les prévisions météo
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Préparer les bracelets et les dossards
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les outils et les pièces de rechange
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Charger les talkies-walkies
Préparer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Installer l’arche de départ et les drapeaux
2 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place l’inscription
3 personnes
Aménager le parking à vélos
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer le poste de ravitaillement
3 personnes

Événement

Tenir les postes de circulation
6 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Surveiller le parcours et les intersections
8 personnes
Distribuer les provisions
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les fruits
4 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les incidents
2 personnes
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
Désaffecter les postes de circulation
2 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Assurer la musique d’arrivée
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Ranger les derniers approvisionnements
3 personnes
Fermer l'arrivée
3 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier le parcours pour le matériel restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants des résultats
Archiver les photos et les données d’itinéraire
Classer les factures et les reçus
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 12
Barrières de sécuritéqté 20

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 40
Cônesqté 30
Numéros de départqté 120
Braceletsqté 120
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à air de rechangeqté 20
Kits d’outils pour véloqté 4
Serre-câblesqté 200
Gilets réfléchissantsqté 20
Casques de véloqté 6
Marqueurs thermiquesqté 10

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Jerricansqté 6

Catering

Glacières pour le poste de parcoursqté 4
Pichets à caféqté 4
Bacs à buffetqté 8
Distributeurs de boissonqté 4
Caisse
Caisse d'espèces
Panneaux de menuqté 6
Courses

Décoration

Arche de départ
Drapeauxqté 12
Banderolesqté 4
Nappesqté 10
Cartes d'itinéraireqté 120

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Cônes de signalisationqté 20
Lampes de pocheqté 8
Épingles de sûretéqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis demandez les autorisations et les mesures de circulation dès que possible. Gardez au moins 4 à 6 semaines de marge pour les réponses administratives.
Inspectez le parcours au moins deux fois : une première fois pour repérer les points dangereux, puis une seconde dans la semaine précédant la randonnée. Vérifiez notamment les flèches, panneaux, cônes et zones de traversée.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant le départ afin de vérifier la liste, les besoins alimentaires et la répartition des groupes. Préparez ensuite les dossards, bracelets et kits de démarrage par groupe.
Attribuez chaque bénévole à un créneau et à une position précise. Prévoyez des gilets réfléchissants, des talkies-walkies ou des mégaphones pour les points éloignés et les intersections.
Préparez le ravitaillement la veille : boissons au frais, en-cas portionnés et gobelets réutilisables. Installez aussi un point de réparation avec pompes, démonte-pneus, chambres à air et kits d’outils.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le parcours, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions avant le jour du départ.
Quand faut-il demander les autorisations pour une randonnée cycliste ?: Faites les demandes au moins 4 à 6 semaines avant l’événement, ou plus tôt si le parcours nécessite des mesures de circulation. Ne diffusez pas définitivement l’itinéraire avant d’avoir vérifié les contraintes administratives.
Quand faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant la randonnée. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, répartir les groupes, préparer les numéros de départ et acheter les quantités nécessaires de boissons et d’en-cas.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée cycliste ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartissez les bénévoles par fonction : départ, arrivée, intersections, ravitaillement, parking à vélos et assistance. Établissez le planning au moins 7 jours avant afin de couvrir chaque créneau sans doublon ni poste vide.

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