Checklist voor een wereldmuziekconcert organiseren
Een wereldmuziekconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium vastleggen. Je moet technische wensen per act verzamelen, vervoer en maaltijden regelen en controleren of de locatie en vergunningen passen bij live muziek. Begin met datum, programma en locatie; werk daarna via techniek, promotie en publieksregistratie naar de uitvoering toe. Deze checklist helpt je de 82 taken in een logische volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op de concertdag worden gemist.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Locatie definitief vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Geluidsset reserveren
Lichtset reserveren
Promotietekst schrijven
Promotiebeelden maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiestenvervoer regelen
Artiestenmaaltijden reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Draaiboek printen
Publieksinformatie printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Artiestenbriefing versturen
Event
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Artiestenkleedkamers inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiestensoundcheck uitvoeren
5 personen
Entree bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringbalie schoonhouden
2 personen
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Artiestenmaaltijden serveren
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Vierde concertblok begeleiden
3 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Laatste concertblok begeleiden
3 personen
Slotwoord verzorgen
Publieksuitgang begeleiden
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
Podiumapparatuur afbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
4 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Artiestenvervoer afronden
Gevonden voorwerpen teruggeven
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrapaantal 2
- Podiumrokaantal 4
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 320
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Kledinghangersaantal 40
- Entreebalie
- Cateringbaliesaantal 3
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 8
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 6
- Monitorluidsprekersaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 20
- Microfoonkabelsaantal 20
- Stroomverdelersaantal 8
- Verlengkabelsaantal 12
- Kabelgotenaantal 12
- Directiekoptelefoonaantal 2
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Lichtcontroller
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 350
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 350
- Vorkenaantal 350
- Messenaantal 350
- Lepelsaantal 150
- Serveerkommenaantal 20
- Serveerbladenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Waterkannenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Serveertangenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
- Koelelementenaantal 24
- Waterkokersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 4
- Flessenopenersaantal 6
- Opbergbakkenaantal 20
Decoratie
- Wereldmuziekdoekenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Podiumachterdoek
- Tafelkledenaantal 12
- Menubordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
- Programmaflyersaantal 350
- Naamkaartjesaantal 40
- Pennenaantal 20
- Tafelnummersaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalzakkenaantal 100
- Bezem en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaaksponzenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 24
- Handschoenenaantal 40
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletpapierhoudersaantal 6
- Papierdispensersaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Nooduitgangbordenaantal 8
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Reflecterende hesjesaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf per artiest op. Noteer instrumenten, microfoons, DI-boxen, monitoren en stroompunten in één podiumindeling voordat je de geluids- en lichtset reserveert.
- Controleer vergunningen en verzekeringsgegevens zodra de locatie voorlopig vaststaat, bij voorkeur 8 tot 10 weken voor het concert. Zo ontdek je vroeg of geluidsniveau, eindtijd of publiekscapaciteit beperkingen geven.
- Plan artiestenvervoer en maaltijden niet pas in de laatste week. Leg per act aankomsttijd, contactpersoon, dieetwensen en een maaltijdmoment vast; een kleedkamer met rekken, hangers en water voorkomt gezoek bij aankomst.
- Zet promotie en aanmeldingen in dezelfde planning. Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en locatie definitief zijn en verwerk dieetwensen en publieksinformatie wekelijks, zodat je catering en stoelen tijdig kunt bijstellen.
- Maak voor de concertdag een geprinte versie van het draaiboek en publieksinformatie en wijs een vrijwilliger aan voor de entree. Controleer vóór opening ook kabelgoten, verlengkabels, zaklampen en reservewater; juist die kleine zaken worden vaak overgeslagen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wereldmuziekconcert organiseren?
- Begin minimaal 10 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Regel vergunningen, verzekering en techniek uiterlijk 6 tot 8 weken voor het concert; promotie kan daarna direct starten.
- Wanneer moet ik de technische wensen van artiesten opvragen?
- Vraag de technische informatie uiterlijk 4 weken vooraf op, en liever al 6 weken voor de show. Gebruik de antwoorden voor de podiumindeling en reserveer daarna luidsprekers, subwoofers, microfoons, DI-boxen, monitoren en bekabeling.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wereldmuziekconcert?
- Reken voor een klein concert op minimaal 4 vrijwilligers: twee voor entree en publieksbegeleiding, één voor artiesten en één voor praktische ondersteuning. Bij meerdere acts of een aparte cateringbalie plan je per extra post minstens één persoon in.
- Wanneer moet ik dieetwensen en artiestenmaaltijden regelen?
- Vraag dieetwensen uit zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Bevestig artiestenmaaltijden en aantallen 3 tot 5 dagen vooraf met de locatie of cateraar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!