Checklist pour organiser un concert de musique du monde

Un concert de musique du monde demande une coordination précise entre artistes, technique, accueil et logistique. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez rapidement les besoins de chaque groupe. La scène, la sonorisation et l’éclairage doivent être réservés avant la communication publique. Prévoyez aussi le transport, les repas, les bénévoles et les informations destinées au public : ce sont les éléments souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Finaliser le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver le kit d'éclairage
Rédiger le texte promotionnel
Créer les visuels promotionnels
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Organiser le transport des artistes
Réserver les repas des artistes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Imprimer le déroulé
Imprimer les informations au public
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Envoyer le briefing aux artistes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Effectuer la balance sonore des artistes
5 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le comptoir traiteur propre
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Servir les repas des artistes
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Accompagner le quatrième bloc du concert
3 personnes
Guider le public vers les places assises
3 personnes
Animer le dernier bloc de concert
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner la sortie du public
4 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Démonter l'équipement de scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Finaliser le transport des artistes
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Jupe de scèneqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 320
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40
Bureau d’accueil
Comptoirs traiteurqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles d'instrumentsqté 20
Câbles de microqté 20
Répartiteurs électriquesqté 8
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 12
Casque de régieqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Contrôleur d'éclairage
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 350
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 350
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 350
Cuillèresqté 150
Saladiers de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 24
Bouilloiresqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Bacs de rangementqté 20

Décoration

Toiles de musique du mondeqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Fond de scène
Nappesqté 12
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Flyers du programmeqté 350
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 20
Numéros de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sacs poubelleqté 100
Balai et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Gantsqté 40
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 6
Distributeurs de papierqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demandez à chaque artiste une fiche technique au moins 4 semaines avant le concert : instruments, microphones, boîtiers DI, retours et besoins électriques peuvent varier d’un groupe à l’autre.
Réservez la sonorisation et l’éclairage dès que le lieu est confirmé. Pour une scène équipée de haut-parleurs, subwoofers, retours, câbles et projecteurs LED, vérifiez aussi les longueurs de câbles et les répartiteurs électriques.
Ne publiez pas le programme avant d’avoir confirmé les artistes, les horaires et les autorisations. Gardez une version finale du déroulé et imprimez-en plusieurs exemplaires le jour du concert.
Demandez les besoins alimentaires et les horaires d’arrivée des artistes au moins 10 jours à l’avance. Organisez séparément le transport, les repas et l’espace loge avec portants et cintres.
Prévoyez un responsable pour chaque zone : accueil, scène, régie et artistes. Un planning de bénévoles par créneau de 2 à 3 heures évite les postes sans personne pendant l’installation et l’entrée du public.

Questions fréquentes

Quand réserver la sonorisation pour un concert de musique du monde ?: Réservez-la idéalement 4 à 6 semaines avant le concert, dès que la configuration de la scène est connue. Envoyez au prestataire la fiche technique de chaque artiste afin de prévoir microphones, retours, boîtiers DI, câbles et table de mixage.
Combien de temps avant faut-il confirmer les artistes ?: Confirmez les artistes au moins 8 semaines avant la date, puis rassemblez leurs informations dans les 7 jours suivants. Cela laisse le temps de finaliser le programme, le texte promotionnel, les visuels et les besoins de transport.
Quand vérifier les autorisations et l’assurance du concert ?: Vérifiez les autorisations et les informations d’assurance dès que le lieu est choisi, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Certaines démarches peuvent demander plusieurs semaines et conditionner la réservation définitive.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser un concert ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 responsable des artistes, 1 référent scène et 1 personne pour la coordination générale pendant les moments clés. Pour l’installation et l’ouverture des portes, planifiez des équipes de 2 à 3 heures plutôt qu’un seul long service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.