Weltmusikkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Weltmusikkonzert braucht mehr als ein gebuchtes Ensemble und eine Bühne. Du koordinierst Künstlerinfos, Transport, Technik, Genehmigungen, Werbung, Helfer und Verpflegung in einer festen Reihenfolge. Beginne mit Termin, Programm und Veranstaltungsort, bevor du Sound- und Lichttechnik reservierst. In den letzten 48 Stunden zählen ausgedruckte Ablaufpläne, Publikumsinformationen, geprüfte Einkaufslisten und ein klarer Freiwilligenplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Künstler bestätigen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
Ort endgültig festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Versicherungsdaten prüfen
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Soundanlage reservieren
Lichtset reservieren
Werbetext schreiben
Promotionsbilder erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Werbung schalten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerttransport organisieren
Künstleressen reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
Ablaufplan ausdrucken
Publikumsinformationen drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Künstlerbriefing versenden

Event

Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Cateringtheke einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Artiesten-Soundcheck durchführen
5 Personen
Eingang besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Cateringtheke sauber halten
2 Personen
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
Künstlermahlzeiten servieren
2 Personen
Pausenprogramm ankündigen
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Das vierte Konzertblock betreuen
3 Personen
Publikum zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
Letzten Konzertblock begleiten
3 Personen
Schlusswort halten
Publikumsausgang begleiten
4 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Bühnentechnik abbauen
4 Personen
Tonausrüstung einpacken
4 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Ausrüstung prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Künstlervantransport abschließen
Fundsachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppeAnz. 2
BühnenrockAnz. 4
TischeAnz. 12
StühleAnz. 320
UmkleideracksAnz. 4
KleiderbügelAnz. 40
Eingangsbereich
CateringthekenAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 6
MonitorspeakerAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 20
MikrofonkabelAnz. 20
StromverteilerAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 12
DirektionskopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Lichtcontroller
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 350
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 350
GabelnAnz. 350
MesserAnz. 350
LöffelAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
WasserkocherAnz. 3
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Dekoration

Weltmusik-TücherAnz. 8
WimpelkettenAnz. 12
Bühnenhintergrund
TischdeckenAnz. 12
MenükartenAnz. 6
WegweiserAnz. 12
ProgrammflyerAnz. 350
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 20
TischnummernAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllsäckeAnz. 100
Besen und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungsschwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
HandschuheAnz. 40
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 6
Papier-SpenderAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
NotausgangsschilderAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
WarnwestenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Programm zuerst fest und bestätige die Künstler schriftlich. Sammle danach technische Anforderungen, Bühnenaufteilung, Ankunftszeiten und Essenswünsche an einer Stelle.
Prüfe Genehmigungen und Versicherungsdaten mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen nachzureichen oder den Veranstaltungsort anzupassen.
Plane die Technik nicht nur nach der Saalgröße: Kläre Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker, Mischpult, Stromverteiler und Kabelwege mit den Künstlern. Reserviere Soundanlage und Lichtset, sobald das Bühnenlayout feststeht.
Verschicke Einladungen und starte die Online-Werbung, sobald Text und Promotionsbilder fertig sind. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Künstleressen.
Drucke Ablaufplan und Publikumsinformationen spätestens am Vortag. Lege für Einlass, Bühne, Catering und Technik je eine zuständige Person fest und plane Taschenlampen für den Aufbau und Notfälle ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Weltmusikkonzert organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte die Technik für ein Weltmusikkonzert reserviert werden?: Reserviere Soundanlage und Lichtset 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert, nachdem Bühnenaufteilung und technische Anforderungen vorliegen. Prüfe Kabel, Monitore und Stromanschlüsse mindestens 7 Tage vorher.
Wie lange vorher soll ich Künstler und Gäste einladen?: Bestätige die Künstler zuerst schriftlich und verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Für Anmeldungen und Ernährungswünsche solltest du eine Rückmeldefrist von 7 Tagen setzen.
Was muss ich am Tag vor dem Weltmusikkonzert vorbereiten?: Drucke Ablaufplan und Publikumsinformationen, prüfe die Einkaufsliste und kontrolliere Technik, Licht, Sitzplätze und Cateringbereich. Lege alle Unterlagen und Kontaktdaten spätestens am Vorabend am Eingangsbereich bereit.

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