LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Wereldfoodfestival organiseren: complete checklist

Een wereldfoodfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen gerechten uitkiezen. Je moet landen en menu’s op elkaar afstemmen, porties berekenen, kookploegen indelen en allergenen zichtbaar maken. Regel leveranciers, vergunningen en reserveringen vroeg; versproducten, koeling en stroom bepalen op de dag zelf of alles soepel loopt. Gebruik deze checklist om van eerste planning tot opening niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Vergunningen controleren

  • Leveranciers vastleggen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Menu en landen bepalen

    3 personen

  • Recepten en porties vastleggen

    3 personen

  • Reserveringen maken

  • Kookploegen indelen

    2 personen

  • Allergenenlijst opstellen

    2 personen

  • Menukaarten maken

    2 personen

  • Naambadges voorbereiden

  • Betalingsmateriaal controleren

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Bezoekerslijst afdrukken

  • Dieet- en allergenenlabels printen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    4 personen

  • Versproducten ophalen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Ingrediënten sorteren

    3 personen

  • Kookstations markeren

    2 personen

  • Tenten en materialen klaarzetten

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Stroom en water controleren

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Kookapparatuur opstellen

    4 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Buffettafels aankleden

    3 personen

  • Landenborden ophangen

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Servies en bestek klaarzetten

    3 personen

  • Handwaspunten inrichten

    2 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Kruiden en sauzen klaarzetten

    3 personen

  • Groenten wassen en snijden

    5 personen

  • Vlees en vis voorbereiden

    4 personen

  • Vegetarische gerechten voorbereiden

    4 personen

  • Desserts portioneren

    3 personen

  • Allergene gerechten scheiden

    2 personen

  • Proefporties controleren

    3 personen

  • Ingang en registratie inrichten

    2 personen

  • Briefing uitgiftepunt houden

    3 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Polsbandjes uitdelen

    2 personen

  • Welkomstdrank serveren

    3 personen

  • Eerste gerechten uitgeven

    6 personen

  • Gerechten op temperatuur houden

    3 personen

  • Buffet aanvullen

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Desserts uitgeven

    3 personen

  • Dieetgerechten apart serveren

    2 personen

  • Tafels afruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Muziek verzorgen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Restanten veilig koelen

    3 personen

  • Kookvuren uitschakelen

    2 personen

  • Apparatuur schoonmaken

    4 personen

  • Servies verzamelen

    4 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    3 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Tenten afbreken

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Koelboxen legen en reinigen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Borg en emballage afhandelen

  • Overgebleven voedsel verdelen

    2 personen

  • Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Buffettafelsaantal 8
  • Klaptafelsaantal 12
  • Klapstoelenaantal 100
  • Statafelsaantal 6
  • Tafelkledenaantal 20

Servies

  • Dinerbordenaantal 150
  • Dessertbordenaantal 120
  • Soepkommenaantal 100
  • Waterglazenaantal 150
  • Wijnglazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Vorkenaantal 150
  • Messenaantal 150
  • Lepelsaantal 150
  • Opscheplepelsaantal 24

Keuken

  • Snijplankenaantal 12
  • Koksmesaantal 12
  • Mengkommenaantal 12
  • Bakken en schalenaantal 30
  • Maatbekersaantal 6
  • Keukentangenaantal 12
  • Aluminiumfolieaantal 6
  • Vershoudfolieaantal 6

Apparatuur

  • Inductiekookplatenaantal 6
  • Grote kookpannenaantal 8
  • Koelboxenaantal 8
  • Warmhoudbakkenaantal 8
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Bluetoothspeakersaantal 2
  • Microfoon

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 8
  • Ledlampenaantal 12

Decoratie

  • Landenbordenaantal 12
  • Vlaggetjesslingersaantal 10
  • Menustandaardsaantal 12
  • Tafeldecoratieaantal 20

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Afwasbakkenaantal 4
  • Schoonmaakemmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Bezem en blikaantal 3
  • Handzeepdispensersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het menu en de landen eerst vast en werk daarna per gerecht de recepten, porties en ingrediënten uit. Zo kun je boodschappen, kookstations en kookploegen op tijd op elkaar afstemmen.
  • Verzamel dieetwensen en allergieën vóór je boodschappen doet en maak daarna een allergenenlijst. Print dieet- en allergenenlabels uiterlijk op de dag vóór het festival, zodat ze niet tussen de opbouwtaken verdwijnen.
  • Controleer minimaal één week vooraf of vergunningen, leveranciers en reserveringen rond zijn. Een ontbrekende stroomvoorziening of een te late levering van versproducten los je op de festivaldag nauwelijks nog op.
  • Plan de koude en warme keten afzonderlijk: koel dranken en verse ingrediënten in koelboxen en gebruik warmhoudbakken voor gerechten die niet direct worden geserveerd. Controleer vóór opening ook stroom en water bij de kookstations.
  • Maak naast de bezoekerslijst ook een korte taakverdeling voor de opening. Laat één team tenten, tafels en kookstations klaarzetten en laat een ander team ingrediënten sorteren, dranken koelen en menukaarten en naambadges plaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wereldfoodfestival organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, leveranciers en het menu. Verstuur uitnodigingen zodra de landen en datum vaststaan; verwerk aanmeldingen en dieetwensen daarna wekelijks.
Hoeveel eten moet ik maken voor een wereldfoodfestival?
Leg per gerecht de portiegrootte vast en vermenigvuldig die met het aantal aangemelde bezoekers. Werk daarna met een kleine reserve, bijvoorbeeld 10 procent, zodat populaire gerechten niet direct opraken zonder dat je voor elk onderdeel te veel inkoopt.
Wanneer moet ik allergenenlabels en menukaarten maken?
Maak de allergenenlijst zodra recepten en ingrediënten definitief zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Print de labels en menukaarten uiterlijk de dag vóór het festival en controleer ze nogmaals nadat de boodschappen binnen zijn.
Wat moet ik op de ochtend van een wereldfoodfestival controleren?
Open de locatie minstens 2 uur vóór de verwachte start. Controleer eerst stroom en water, zet daarna tenten, tafels en kookstations klaar en controleer vervolgens koeling, warmhoudbakken, servies, betalingsmateriaal en de bezoekerslijst.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!