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Weltfoodfestival organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Weltfoodfestival braucht mehr als viele Rezepte: Du koordinierst Länder, Küchenteams, Portionen, Allergene, Geschirr und den Ablauf vor Ort. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Lieferanten und Einladungen festlegst. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche frühzeitig, damit Menü und Mengen belastbar werden. Kurz vor dem Termin zählen frische Zutaten, gekühlte Getränke, beschriftete Stationen und ein überprüfter Strom- und Wasseranschluss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Genehmigungen prüfen

  • Lieferanten festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Menü und Länder festlegen

    3 Personen

  • Rezepte und Portionen festhalten

    3 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Küchenteams einteilen

    2 Personen

  • Allergenliste erstellen

    2 Personen

  • Menükarten erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Zahlungsmaterial prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Diät- und Allergenetiketten drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Zutaten sortieren

    3 Personen

  • Kochstationen markieren

    2 Personen

  • Zelte und Materialien aufstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Strom und Wasser prüfen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Kochgeräte aufstellen

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Buffet-Tische dekorieren

    3 Personen

  • Länderschilder aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Handwaschstationen einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Kräuter und Saucen bereitstellen

    3 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    5 Personen

  • Fleisch und Fisch vorbereiten

    4 Personen

  • Vegetarische Gerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts portionieren

    3 Personen

  • Allergene Speisen trennen

    2 Personen

  • Probierportionen prüfen

    3 Personen

  • Eingang und Registrierung einrichten

    2 Personen

  • Briefing an der Ausgabestelle halten

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Erste Gerichte ausgeben

    6 Personen

  • Gerichte warm halten

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Desserts ausgeben

    3 Personen

  • Diätgerichte separat servieren

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    3 Personen

  • Kochfeuer ausschalten

    2 Personen

  • Geräte reinigen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Pfand und Verpackung abrechnen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 100
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 20

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 120
  • SuppenschalenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 24

Küche

  • SchneidebretterAnz. 12
  • KochmesserAnz. 12
  • RührschüsselnAnz. 12
  • Schalen und BehälterAnz. 30
  • MessbecherAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 6
  • FrischhaltefolieAnz. 6

Ausstattung

  • InduktionskochplattenAnz. 6
  • Große KochtöpfeAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Dekoration

  • LänderschilderAnz. 12
  • WimpelgirlandenAnz. 10
  • MenükartenständerAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • SpülbeckenAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Menü und Länder mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival fest. Halte pro Gericht Rezept, Portionsgröße und benötigte Zutaten schriftlich fest, damit die Einkaufsmengen vergleichbar bleiben.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergien spätestens 10 Tage vor dem Termin. Drucke die Allergen- und Diätetiketten nicht erst am Veranstaltungstag, sondern bereite sie nach der finalen Anmeldeliste vor.
  • Plane die Küchenteams mit klaren Stationen und Zuständigkeiten. Markiere Schneide-, Koch- und Ausgabebereiche, bevor Töpfe, Induktionsplatten, Kühlboxen und Warmhaltebehälter aufgebaut werden.
  • Rechne Geschirr und Gläser anhand der erwarteten Gästezahl plus mindestens 10 Prozent Reserve. Besonders Teller, Schalen, Besteck und Wassergläser fehlen schnell, wenn Nachschub nicht eingeplant ist.
  • Prüfe am Vortag Wetter, Strom und Wasser und stelle Zelte sowie Tische rechtzeitig auf. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab; Getränke sollten mehrere Stunden vorher gekühlt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Weltfoodfestival organisieren?
Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Lieferanten. Menü, Länder und Küchenteams sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Essen brauche ich für ein Weltfoodfestival?
Plane jede Speise anhand einer festgelegten Portionsgröße und der erwarteten Gästezahl. Kaufe zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, bei empfindlichen frischen Zutaten abhängig von Haltbarkeit und Lieferzeit.
Wann sollte ich Allergien und Ernährungswünsche abfragen?
Frage sie direkt mit der Einladung ab und schließe die Erfassung spätestens 10 Tage vor dem Festival. Danach kannst du Allergenetiketten, Menükarten und die Zutatenmengen zuverlässig vorbereiten.
Was muss ich am Tag vor dem Weltfoodfestival prüfen?
Kontrolliere Wetter, Strom, Wasser, Kühlmöglichkeiten und die Vollständigkeit von Geschirr und Kochmaterial. Stelle Zelte, Tische und markierte Stationen möglichst am Vortag auf, damit am Veranstaltungstag nur noch frische Produkte, Getränke und Teams koordiniert werden müssen.

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