Checklist pour organiser le Festival mondial de la gastronomie

Un festival mondial de la gastronomie demande une préparation précise, car plusieurs cuisines, équipes et régimes alimentaires se croisent le même jour. Commencez par confirmer la date, le lieu, les autorisations et les fournisseurs, puis structurez les inscriptions, les menus et les postes de cuisine. Les derniers jours servent surtout à vérifier les allergènes, récupérer les produits frais, refroidir les boissons et contrôler l’électricité et l’eau. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans laisser les détails urgents au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Valider les fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le menu et les pays
3 personnes
Consigner les recettes et les portions
3 personnes
Faire les réservations
Répartir les équipes de cuisine
2 personnes
Établir la liste des allergènes
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier le matériel de paiement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des visiteurs
Imprimer les étiquettes régime et allergènes
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les ingrédients
3 personnes
Marquer les postes de cuisine
2 personnes
Installer les tentes et le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’électricité et l’eau
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le matériel de cuisson
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Dresser les tables du buffet
3 personnes
Accrocher les panneaux des pays
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer des points de lavage des mains
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer les épices et les sauces
3 personnes
Laver et couper les légumes
5 personnes
Préparer la viande et le poisson
4 personnes
Préparer des plats végétariens
4 personnes
Portionner les desserts
3 personnes
Séparer les plats allergènes
2 personnes
Vérifier les portions de dégustation
3 personnes
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
Tenir le briefing au point de distribution
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir les premiers plats
6 personnes
Maintenir les plats à température
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les desserts
3 personnes
Servir séparément les plats spéciaux
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
Éteindre les feux de cuisson
2 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer la consigne et le retour des emballages
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tables hautesqté 6
Nappesqté 20

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Bol à soupeqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteau de chefqté 12
Saladiersqté 12
Bacs et platsqté 30
Verres doseursqté 6
Pinces de cuisineqté 12
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6

Équipement

Plaques à inductionqté 6
Grandes marmitesqté 8
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Décoration

Panneaux des paysqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Supports de menuqté 12
Décoration de tableqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs à vaisselleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Six à huit semaines avant, validez la date, le lieu, les autorisations et les fournisseurs. Envoyez ensuite les invitations afin d’avoir assez de temps pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Dès que les inscriptions sont suffisamment avancées, fixez les pays représentés, les recettes et les portions. Notez chaque allergène et préparez les étiquettes de régime avant l’impression des menus.
Répartissez les équipes de cuisine par poste et indiquez clairement chaque zone. Prévoyez une personne responsable des réservations, des badges, du paiement et de la liste des visiteurs.
Deux à trois jours avant, faites les courses non périssables et triez les ingrédients par recette. Récupérez les produits frais au plus près de l’événement, puis conservez-les dans des glacières ou des équipements adaptés.
Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tentes, les tables, les postes de cuisine et le matériel. Gardez au moins 60 minutes pour vérifier l’électricité, l’eau, le paiement, les boissons refroidies et les étiquettes allergènes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Festival mondial de la gastronomie ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu et les autorisations, de valider les fournisseurs, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les équipes.
Combien de temps prévoir pour installer le festival ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les tentes, les tables, les chaises et les postes de cuisine. Réservez ensuite 60 minutes pour contrôler l’électricité, l’eau, le paiement et l’affichage des allergènes.
Quand demander les allergies et régimes alimentaires des visiteurs ?: Demandez ces informations au moment de l’inscription, puis clôturez la collecte au moins 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’adapter les portions, les menus et les étiquettes par régime ou allergène.
Quand acheter les produits frais pour un festival gastronomique ?: Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant et récupérez les produits frais le jour précédent ou le matin même. Triez-les immédiatement par recette et prévoyez assez de glacières pour maintenir la chaîne du froid.

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