Checklist voor een wereldcongres organiseren

Een wereldcongres organiseren vraagt om een vaste volgorde: eerst datum, programma en zalen, daarna sprekers, registratie en leveranciers. Plan techniek en vertaling niet pas in de laatste week; projectoren, microfoons, headsets en vertaalcabines moeten op elkaar aansluiten. Verzamel dieetwensen en reisgegevens tijdens de registratie, zodat catering en hotelkamers tijdig kunnen worden bevestigd. In deze checklist staan ook de laatste controles voor badges, presentaties, bewegwijzering en sessieroosters.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Congresdatum en programma vastleggen
3 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Sprekersgegevens verzamelen
2 personen
Presentaties en portretten opvragen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
2 personen
Registratielijst bijhouden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
3 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Sprekersreizen bevestigen
2 personen
Hotelkamers reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Technische apparatuur reserveren
2 personen
Vertaalcabines reserveren
2 personen
Programma online publiceren
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
Badgegegevens controleren
3 personen
Naambadges printen
3 personen
Congresmappen samenstellen
5 personen
Presentaties technisch controleren
3 personen
Plattegronden en bewegwijzering maken
2 personen
Tafelindeling uitwerken
2 personen
Sessieroosters afdrukken
2 personen
Leveringen bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Registratiemateriaal sorteren
3 personen
Congresmappen klaarzetten
4 personen
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
Tafels opstellen
6 personen
Stoelen plaatsen
6 personen
Podium en spreektafel plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
3 personen
Techniek aansluiten
4 personen
Licht en projectie testen
3 personen
Vertaalapparatuur testen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Decoratie en vlaggen plaatsen
3 personen
Cateringruimte inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
4 personen
Bezoekers registreren
6 personen
Badges uitdelen
4 personen
Congresmappen uitdelen
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Technische briefing geven
3 personen
Openingssessie begeleiden
3 personen
Microfoons en presentaties bedienen
3 personen
Vertaalapparatuur uitgeven
3 personen
Koffiepauze klaarzetten
4 personen
Koffie en thee serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Sessiezalen openen
3 personen
Parallelsessies begeleiden
8 personen
Vragenronde faciliteren
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
6 personen
Dinerbuffet serveren
8 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
3 personen
Tafels tussentijds afruimen
5 personen
Avondsessies begeleiden
6 personen
Afsluitende presentatie verzorgen
3 personen
Vertaalapparatuur innemen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Servies verzamelen
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Zalen leegmaken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies afwassen
5 personen
Zalen schoonmaken
5 personen
Bewegwijzering verwijderen
3 personen
Decoratie en vlaggen verwijderen
3 personen
Overgebleven catering verpakken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Techniek en meubels retourneren
3 personen
Facturen en borgdocumenten verzamelen
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Presentaties en foto's archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 330
Klaptafelsaantal 36
Bistrotafelsaantal 24
Registratietafelsaantal 4
Spreektafelsaantal 2
Podiumdelenaantal 12
Katheder
Kleedtafelsaantal 8

Apparatuur

Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Laptopsaantal 6
Presentatieklikkersaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 10
Tafelmicrofoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekersaantal 8
Mengpanelenaantal 3
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
HDMI-kabelsaantal 12
USB-C-adaptersaantal 8
Vertaalontvangersaantal 330
Vertaalzendersaantal 8
Headsetsaantal 330
Wifiroutersaantal 6
Powerbanksaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Staande lampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 360
Wijnglazenaantal 330
Koffiekopjesaantal 330
Dinerbordenaantal 360
Dessertbordenaantal 360
Dinersets bestekaantal 360
Koffielepelsaantal 330
Serveerbestekaantal 36

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 6
Waterkokersaantal 6
Thermoskannenaantal 18
Chafing dishesaantal 12
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 12
Buffetbakkenaantal 24
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Koelboxenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 12

Decoratie

Landenvlaggenaantal 40
Vlaggenstandaardsaantal 20
Tafellopersaantal 36
Naambadgehoudersaantal 330
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Rolbannersaantal 6
Tafelnummersaantal 36

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stofzuigersaantal 4
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zaalindeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je per sessie bepalen hoeveel congresstoelen, tafels, microfoons en projectieschermen nodig zijn.
Vraag sprekersgegevens, portretten en presentaties uiterlijk 2 weken voor het congres op. Controleer daarna elk bestand technisch op de laptops, projectoren, HDMI-kabels en USB-C-adapters die op locatie worden gebruikt.
Sluit de registratie uiterlijk 7 dagen voor de startdatum af voor de laatste badgecontrole. Gebruik de definitieve lijst ook voor dieetwensen, congresmappen, catering en de indeling van vertaalontvangers en headsets.
Plan minimaal één volledige techniekproef vóór de opening. Test daarbij draadloze microfoons, tafelmicrofoons, mengpanelen, luidsprekers, vertaalzenders, wifirouters en alle benodigde stekkerdozen en verlengkabels.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met programma, plattegrond, route en registratie-instructies. Leg sessieroosters, bewegwijzering en naambadges daarna klaar bij de registratietafels, zodat de ontvangst niet ophoudt door printwerk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wereldcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, programma, locatie en zalen. Reserveer sprekers, hotelkamers, catering, vertaalcabines en technische apparatuur zodra het programma voldoende vaststaat.
Wanneer moet ik sprekers uitnodigen voor een wereldcongres?: Nodig sprekers ongeveer 6 tot 9 maanden vooraf uit, zeker wanneer zij internationaal reizen. Vraag hun reisgegevens, portret en presentatie uiterlijk 2 weken voor het congres op.
Wanneer sluit je de registratie voor een wereldcongres?: Sluit de registratie uiterlijk 7 dagen voor de startdatum als je badges, catering en dieetwensen definitief wilt verwerken. Houd daarna alleen nog een aparte lijst bij voor wijzigingen op locatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een techniekproef op een congres?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor een volledige techniekproef vóór de opening. Test per zaal de presentatielaptop, projector, microfoons, luidsprekers, vertaalapparatuur, internetverbinding en reservekabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.