Checklist pour organiser un congrès mondial

Un congrès mondial demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les participants et la logistique sur place. Commencez par fixer la date, le format des sessions et les salles, puis avancez vers les inscriptions, les déplacements et les besoins techniques. Les présentations, badges, traductions et informations visiteurs doivent être vérifiés avant l’ouverture. Cette checklist rassemble les 81 tâches et les 63 éléments à prévoir, dans l’ordre de préparation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme du congrès
3 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations des intervenants
2 personnes
Demander les présentations et les portraits
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
Tenir la liste d'enregistrement à jour
2 personnes
Traiter les inscriptions
3 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer les déplacements des intervenants
2 personnes
Réserver des chambres d’hôtel
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Réserver les cabines de traduction
2 personnes
Publier le programme en ligne
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
Vérifier les informations du badge
3 personnes
Imprimer les badges nominatifs
3 personnes
Préparer les dossiers du congrès
5 personnes
Vérifier techniquement les présentations
3 personnes
Créer des plans et la signalisation
2 personnes
Élaborer la disposition des tables
2 personnes
Imprimer les plannings des sessions
2 personnes
Confirmer les livraisons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Trier le matériel d'inscription
3 personnes
Préparer les dossiers du congrès
4 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
Installer les tables
6 personnes
Installer les chaises
6 personnes
Installer la scène et le pupitre
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Brancher la technique
4 personnes
Tester l’éclairage et la projection
3 personnes
Tester le matériel de traduction
3 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Installer la décoration et les drapeaux
3 personnes
Aménager l'espace traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
6 personnes
Distribuer les badges
4 personnes
Distribuer les dossiers du congrès
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Donner le briefing technique
3 personnes
Animer la séance d'ouverture
3 personnes
Gérer les micros et les présentations
3 personnes
Distribuer le matériel de traduction
3 personnes
Préparer la pause café
4 personnes
Servir le café et le thé
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Ouvrir les salles de session
3 personnes
Animer les sessions parallèles
8 personnes
Animer la séance de questions-réponses
3 personnes
Installer le buffet du dîner
6 personnes
Servir le buffet du dîner
8 personnes
Servir les repas diététiques
3 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
5 personnes
Animer les sessions du soir
6 personnes
Assurer la présentation de clôture
3 personnes
Récupérer le matériel de traduction
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Libérer les salles
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Faire la vaisselle
5 personnes
Nettoyer les salles
5 personnes
Retirer la signalétique
3 personnes
Retirer la décoration et les drapeaux
3 personnes
Emballer le catering restant
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Renvoyer le matériel technique et le mobilier
3 personnes
Rassembler les factures et les documents de caution
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Archiver les présentations et les photos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 330
Tables pliantesqté 36
Tables bistrotqté 24
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de discussionqté 2
Éléments de podiumqté 12
Pupitre
Tables de maquillageqté 8

Équipement

Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Ordinateurs portablesqté 6
Cliques de présentationqté 6
Microphones sans filqté 10
Microphones de tableqté 8
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 8
Tables de mixageqté 3
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Câbles HDMIqté 12
Adaptateurs USB-Cqté 8
Récepteurs de traductionqté 330
Émetteurs de traductionqté 8
Casquesqté 330
Routeurs Wi-Fiqté 6
Batteries externesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampadairesqté 8
Pieds d’éclairageqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 360
Verres à vinqté 330
Tasses à caféqté 330
Assiettes de dînerqté 360
Assiettes à dessertqté 360
Couverts des sets de dînerqté 360
Cuillères à caféqté 330
Couverts de serviceqté 36

Cuisine

Machines à caféqté 6
Bouilloiresqté 6
Thermosqté 18
Bains-marieqté 12
Plateaux de serviceqté 24
Plats de service avec couvercleqté 12
Bacs à buffetqté 24
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 12

Décoration

Drapeaux des paysqté 40
Pieds de drapeauqté 20
Chemins de tableqté 36
Supports de badges nominatifsqté 330
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Bannières enroulablesqté 6
Numéros de tableqté 36

Nettoyage

Poubellesqté 20
Aspirateursqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants, recueillir leurs portraits et récupérer leurs présentations.
Demandez les informations alimentaires et les horaires d’arrivée dès l’inscription. Relancez les personnes sans réponse 10 à 14 jours avant le congrès pour éviter les corrections tardives auprès du traiteur.
Pour chaque session, vérifiez la présentation, le format des fichiers et les besoins audio au plus tard la veille. Testez aussi les projecteurs, câbles HDMI, adaptateurs USB-C, microphones et cabines de traduction.
Clôturez les données des badges 5 à 7 jours avant l’accueil. Imprimez les badges nominatifs après cette échéance et gardez une solution pour les modifications de dernière minute.
Envoyez le programme, les plans, les horaires d’accueil et les informations de déplacement aux visiteurs au moins 7 jours avant le congrès. Sur place, prévoyez une signalisation visible entre l’inscription, les salles et les espaces de discussion.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès mondial ?: Prévoyez idéalement 6 à 12 mois pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, organiser les déplacements et gérer les inscriptions. Gardez les 4 dernières semaines pour les vérifications techniques, les badges et les informations visiteurs.
Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant l’événement. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, les coordonnées et les éventuels besoins d’accessibilité.
Quand réserver les cabines et le matériel de traduction ?: Réservez les cabines, émetteurs, récepteurs et casques dès que les langues et le programme des sessions sont définis, idéalement 8 semaines à l’avance. Confirmez le dispositif technique et le nombre de participants concernés 10 jours avant le congrès.
Quand imprimer les badges des participants ?: Vérifiez les informations des badges 7 jours avant l’ouverture, puis lancez l’impression 5 à 7 jours avant le congrès. Préparez quelques badges vierges ou une solution d’impression sur place pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.